Provođenje učinkovite revizije poslovnih procesa osigurava da vaše poslovanje tvrtke proizvede željene rezultate na najučinkovitiji način. Na primjer, možete provesti pregled poslovnih procesa prije kupnje novog hardvera ili softvera. Da biste proveli pregled poslovnih procesa, sastavite tim ljudi koji predstavljaju sve razine organizacije na koje utječu bilo kakve promjene u trenutnom poslovnom procesu. Sastavljanje pravih ljudi može vam pomoći identificirati probleme, odrediti potencijalna poboljšanja, dodijeliti voditeljima projekata, implementirati brze popravke i razviti dugoročni plan.
Karta trenutnog procesa. Navedite ključne poslovne procese koji se koriste za izradu vaših proizvoda i usluga. Raspravljajte o problemima u trenutnom okruženju, kao što su kašnjenja u primanju pitanja opskrbe ili kvalitete dobavljača. Održite niz sastanaka kako bi tim mogao razmisliti o tome zašto postoje problemi i kako ih rješavati. Provedite istraživanje kako biste saznali kako druge tvrtke rješavaju slične probleme. Koristite besplatne alate za mapiranje poslovnih procesa, kao što su Gliffy, Bonita Open Solution ili Questetra BPM, da dokumentirate trenutni proces.
Pregledajte dokumentirane poslovne procese kako biste osigurali da detalji točno odražavaju način na koji posao funkcionira. Primjerice, distribuirajte postupke za rješavanje problema svim osobama koje upravljaju pozivima službi za korisnike. Promatrajte osoblje koje koristi postupke i zabilježite odstupanja kako biste utvrdili trebaju li zaposlenici dodatne vještine, znanje, obuku ili iskustvo kako bi učinili poslovni proces učinkovitim.
Prepoznajte potencijalne promjene. Odredite kako promjene mogu utjecati na trenutne postupke. Promatrajte osoblje koje završava zadatke kako bi potvrdilo pretpostavke. Razgovarajte s radnicima kako biste prikupili svoje mišljenje o procesnim problemima s kojima se vaša organizacija suočava. Provedite anketu ili pokrenite fokus grupe kako biste prikupili njihove ideje za poboljšanje. Nemojte pretpostavljati da znate pravo rješenje, kao što je kupnja novog hardvera ili softvera, bez razumijevanja kako novi sustav utječe na organizaciju.
Osmislite novi proces. Redizajniranje poslovnih procesa uključuje osiguravanje usklađenosti svih procesa za funkcije tvrtke s trenutnim strateškim ciljevima. Fino podešavanje procesa na temelju analize provedene kao dio pregleda poslovnih procesa. Pregledajte novi proces s timom kako biste odredili ovisnosti između organizacija i potencijalne probleme. Dokumentirajte sve izmjene koje je preporučio tim za pregled poslovnih procesa i objavite zaključke u biltenu, e-pošti ili drugom mehanizmu komunikacije tvrtke.
Procijenite svoju implementaciju. Izmjerite operativne aktivnosti, kao što su zadovoljstvo kupaca, nedostaci proizvoda ili troškovi, kako biste utvrdili jesu li poboljšanja koja su generirana u pregledu imala utjecaj. Provedite naknadne preglede i prilagodite svoje postupke u skladu s tim ako nije bilo poboljšanja unutar očekivanog vremenskog okvira.
