Mapiranje poslovnih procesa pruža poslovnim rukovoditeljima priliku da razjasne kako se procesi zapravo provode. Ona otkriva probleme kao što su uska grla i varijacije u načinu na koji proces provode različite skupine ili pojedinci. Lideri također mogu saznati razlikuje li se način na koji se proces odvija i razlikuje se od načina na koji to treba učiniti. Kreiranje procesne mape, koja se naziva i dijagram toka, glavna je komponenta Six Sigma procesa upravljanja i poboljšanja, ali može biti korisna čak i bez potpunog okvira Six Sigma.
Prikupite informacije od pojedinaca koji zapravo provode proces o tome kako se to radi. Svakako provjerite da li koraci variraju pod različitim okolnostima ili za različite ljude. Usredotočite se na to kako se proces trenutno provodi, a ne na to kako se to treba učiniti.
Odlučite koju vrstu procesne mape izraditi. Dijagram toka osnovne aktivnosti prikazuje tijek koraka u procesu uključujući točke odlučivanja, dok dijagram implementacije također jasno prikazuje uključenost različitih skupina ili ljudi. Za potonje, izradite stupce za svakog pojedinca ili grupu i nacrtajte svaki korak u odgovarajućem stupcu kako biste naznačili tko izvodi korak.
Započnite kartu poslovnog procesa tako što ćete nacrtati ovalni ili zaobljeni pravokutnik, standardni simbol početne točke. Za dijagram toka aktivnosti nacrtajte početnu točku na gornjoj lijevoj strani stranice papira ili stranice softvera. Za grafikon razmještanja nacrtajte ga na vrhu odgovarajućeg stupca.
Označite početnu točku frazom koja označava da je to početna točka, kao što je "Poziv dolazi" ili čak samo "Pokreni". Svaki od vaših koraka bit će označen na ovaj način i trebao bi uključivati glagol za predstavljanje poduzetih radnji.
Kreirajte svaki od koraka procesa tako što ćete nacrtati pravokutnik i označiti ga. Svaki bi korak trebao imati vlastitu reprezentaciju. Nemojte kombinirati korake u jednom obliku pomoću riječi "i" za povezivanje više od jednog glagola ili radnje.
Spojite korake sa strelicama koje pokazuju smjer tijeka procesa. U redu je ako se karta presijeca preko nekoliko redaka kako bi stala na stranicu; strelice čine da je tok vidljiv bez obzira na fizički raspored koraka.
Koristite dijamantni oblik da biste predstavili točku odlučivanja u bilo kojem trenutku kada sljedeći korak ovisi o određenoj okolnosti. Na primjer, procesna karta za on-line košaricu za kupnju imala bi točku odlučivanja koja predstavlja kupčev izbor za plaćanje kreditnom karticom ili putem PayPala.
Naznačite korake koji slijede točku odlučivanja stvaranjem pravokutnih simbola i označavanjem i dodavanjem strelica za prikaz tijeka procesa. Označite svaku strelicu koja vodi od točke odlučivanja, kako biste razjasnili stanje koje vodi do praćenja te staze. U našem trenutnom primjeru koristite oznaku "PayPal" za jednu strelicu i "kreditnu karticu" za drugu.
Dodajte konačni ovalni ili zaobljeni pravokutni oblik s oznakom "Kraj" kao posljednji korak koji označava kraj postupka.
Pregledajte kartu procesa kako biste provjerili da li se ona ispravno čita. Nekoliko pojedinaca koji provode proces pregledaju ga, kako bi se osiguralo da točno opisuje ono što rade.
Savjet
-
Programi kao što je Microsoft Visio imaju posebne značajke za izradu mapa procesa, ali se mogu koristiti i drugi grafički programi ili PowerPoint. Kada prvi put prikupite informacije o procesu, svaki korak napišite na malu ljepljivu bilješku, a zatim ih rasporedite kako bi pokazali tijek procesa. Ova metoda može biti lakša od pokušaja stvaranja procesne mape odjednom od početka. Ako vaš proces uključuje mnogo prijenosa između grupa ili pojedinaca, možete koristiti dijagram toka implementacije kako biste eksplicitno ilustrirali uključenost različitih strana.
