Bilo da posjedujete jednu nekretninu za iznajmljivanje ili nekolicinu, važno je zadržati sve papire povezane s organiziranim objektima. Potreban vam je jednostavan pristup najmovima i bilo kojim dodatcima ako se postavljaju pitanja o stanarima, a vi biste trebali zadržati sve aplikacije za najam u slučaju da odbijeni podnositelj zahtjeva podnese zahtjev protiv vas. Osim toga, a možda i najvažnije, možete odbiti troškove na vaš porez na dohodak samo kada ih možete dokazati kroz svoje evidencije. Papir koji je potreban za plaćanje poreza je najizazovniji za održavanje jer je toliko toga.
Što biste trebali zadržati
Kopiju najma, bilo kakve dodatke uz zakup i sve prijave za iznajmljivanje od budućih stanara uvijek čuvajte na sigurnom mjestu. Dobra ideja je stvoriti datoteku za svaku nekretninu za najam. Držite dosjee u ormaru. Također trebate dokaz o tome da li ste svake godine napravili ili izgubili novac na najamninu i koliko. Vi to učinite tako da navedete svoje prihode od najma i oduzmete troškove. Otkazani čekovi, bankovni izvještaji koji pokazuju izravni depozit ili potvrde koje napišete ako prihvaćate gotovinu, dokazuju prihod od najma. Vaši računi od svega što potrošite na kuću za popravke, osiguranje, poreze i sve ostalo, kao što su usluge termita i smeća, služe kao dokaz vaših troškova. Morate voditi odvojene zapise o prihodima i troškovima za svaku nekretninu za iznajmljivanje koju posjedujete.
Trail papira
Nema ništa loše u vođenju zapisa na starinski način tako što ćete zapisati svoje prihode i troškove u bilježnicu ili knjigu i zadržati papirologiju prihoda i primitke troškova u kutiji za pohranu ili u odjeljku u bilježnici. Ova metoda je prihvatljiva za Poreznu upravu, prema internetskoj stranici pravnih savjeta Nolo. Bilo bi dobro da na računu zapišete o čemu se radi, ako ta informacija već nije na računu. Metoda papira može biti najjednostavniji način vođenja evidencije, osobito ako ste tako uvijek radili. Jednostavno navedite kolonu prihoda i stupac troškova za svaki mjesec kako biste vidjeli kako se vozite na kraju godine. Podijelite troškove koje možete platiti jednom godišnje, kao što je porez na imovinu, do 12 da biste dobili pravi mjesečni račun.
Elektronske metode
Dostupni su mnogi računalni programi koji vam pomažu u vođenju evidencije. Softver za proračunske tablice, kao što su Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 i Ured za sposobnosti, može pratiti vaše prihode i troškove. Izradili biste zasebnu proračunsku tablicu za svaku nekretninu za iznajmljivanje.Ali ipak biste trebali držati papirnate kopije vaših prihoda i rashoda u slučaju da vas IRS pregleda. Druge opcije za čuvanje potvrda su korištenje usluge za pohranu na Internetu koju možete učitati na račune, kao što je Shoeboxed, ili koristiti kućnu verziju, kao što je NeatReceipts, kako biste digitalne račune zadržali kod kuće. Jednom mjesečno, pregledajte primitke prihoda i rashoda i unesite podatke u proračunsku tablicu.
Softver za upravljanje imovinom
Stanodavci također mogu koristiti softver za upravljanje nekretninama kako bi zadržali dokumentaciju o iznajmljenoj imovini. Quicken, na primjer, ima softver koji organizira sve papire za vas. Također pomaže u pronalaženju svih poreznih odbitaka, daje vam mjesto za snimanje naknada za zakašnjenja ili djelomične isplate i omogućuje vam usporedbu statusa vaših nekretnina za iznajmljivanje. Softver za upravljanje imovinom obično ima mnoge napredne značajke koje vlasnici zemljišta s jednim ili dva svojstva možda neće trebati. Stanodavci s više od 10 objekata često ih smatraju korisnim, smatra Nolo.
