Postoji nekoliko razloga zbog kojih zaposlenik treba dokaz da radi za vas. Obično, to je zato što netko - stanodavac, na primjer - želi potvrdu da vaš zaposlenik ima posao i stalan prihod. Stranim zaposlenicima može biti potrebno potvrdno pismo kako bi dobili vizu. Pisanje pisma nije komplicirano, sve dok ne pazite da ne date nikakve povjerljive informacije.
Obrasci i obrasci
Provjerite ima li vaš odjel za ljudske resurse standardizirani predložak za pisma za provjeru. To je uobičajena praksa, osobito u većim tvrtkama. Predložak ubrzava pisca da završi, a HR ne mora brinuti o pismu koje govori nešto pogrešno. Ako pismo treba kvalificirati zaposlenika za neku vrstu vladinih davanja, uključena agencija može imati standardizirani obrazac. Na zaposleniku je da donese obrazac, nakon čega ga popunite.
Držite ga formalnim
Pismo za provjeru nije prijateljsko i nije kreativno pisanje. To je čista poslovna djelatnost pa je pošaljite na memorandumu tvrtke, pisanom u standardnom poslovnom formatu. Potpišite ga kao bilo koje drugo poslovno pismo. Predmet - "Potvrda o zaposlenju za Jane Doe" - omogućuje primatelju da zna temu. U tekstu ćete primatelju reći da Jane Doe doista radi za vas i koja je njezina plaća, ako je potrebno. Kada pišete imigraciji, možda ćete također morati uključiti pojedinosti o tome koliko je dugo radila za vas i koje su joj dužnosti na poslu.
Slijedi pravila
Provjerite kod svog HR odjela ne samo o dostupnim predlošcima, nego io svim postupcima koje je potrebno slijediti. To može biti pravilo tvrtke, na primjer, da prije nego što pošaljete nekome podatke o zaposleniku, zaposlenik ga mora pismeno ovlastiti. Ograničite pismo na činjenice koje ste tražili: Ako pismo ne traži informacije o plaći, nemojte ih navesti. Izbjegavajte komentare o osobnosti zaposlenika ili izvedbi koje se mogu vratiti kako bi vas ugrizle.
Stvari koje treba gledati
Provjera pisama zvuči rutinski, ali važne odluke - daje li vaš zaposlenik stan ili policu osiguranja? - mogu ovisiti o njima. Nemojte samo izbacivati odgovore: Uzmite podatke o datumima zaposlenja ili plaću iz zapisa vaše tvrtke prije nego što ih stavite na papir. (Pročitajte pismo prije nego što ga pošaljete, ili to učinite od HR-a. Mistyping $ 50,000 kada je plaća vašeg zaposlenika 60.000 $ može utjecati da li ona dobiva stan.
