Pisma podsjetnika korisna su kada kontaktirate klijente koji su možda zaboravili platiti račun, kao i kontaktirati ljude kako bi ih podsjetili na sastanak ili događaj. Za klijente koji često koriste e-poštu, možete poslati poruku e-pošte s podsjetnikom, što je vrlo zgodan način da ih brzo dođete. Online pisma zahtijevaju detaljnu pozornost na svaku riječ kako bi se osiguralo da vaše pismo ne zvuči agresivno ili nepristojno, i ispraviti gramatiku je potrebno.
Provjerite točnost informacija o kojima želite podsjetiti osobu. Slanje podsjetnika za zbirku s netočnim informacijama zbunit će i možda razljutiti klijenta. Podsjećanja na sastanke i događaje također bi trebala uključivati točne informacije kako bi se osiguralo da će pojedinci obaviti taj sastanak ili prisustvovati tom događaju kada budu zatraženi.
Potvrdite mogućnost da su vaše informacije netočne ili je klijent već poslao plaćanje. Izjava koja pokazuje da možete vidjeti samo svoje zapise i da nemate drugih informacija na koje se možete obratiti može pomoći osobi koja čita pismo razumjeti vaš cilj iz vaše perspektive. Priznanje da li je stranka nedavno poslala uplatu i ova uplata se ne odražava u pismu, ograničit će ljutit odgovor primatelja podsjetnika.
Budite ljubazni i tretirajte klijenta kao što biste željeli biti tretirani, ako vam je poslano podsjetnik. U svim životima se događaju propusti, pogrešni proračuni i olakšavajuće okolnosti. Pretjerano primitivni komentari u pismu o financijskom podsjetniku neće pomoći dobiti novac od osobe kojoj šaljete pismo. Umjesto toga, držite pismo preciznim i raspravite samo specifičnosti računa na uljudan način - izbjegavajući nepristojne ili štetne primjedbe.
Prilikom slanja podsjetnika koji zahtijeva plaćanje, uključite izvorne podatke o naplati. Mnogi će klijenti zatražiti da vide izvornu naplatu ako su zaboravili za što je ovaj račun. Da biste uštedjeli vrijeme, uključite izvorno fakturiranje u pismu podsjetnika klijentu. Izvorni podaci o naplati mogu biti veza na račun klijenta na mreži kada šaljete podsjetnik putem e-pošte.
Zatražite odgovor. Traženje odgovora od klijenta može uključivati traženje uplate, povratni telefonski poziv, odgovor e-poštom ili ispunjavanje točnih podataka za kontakt i vraćanje istog. Tražeći odgovor od klijenta, na ljubazan način, vi ste skloniji otvaranju klijenta do razgovora o računu i dobivanju plaćanja od klijenta.
Navedite podatke za kontakt da bi vas kontaktirali. Provjerite imate li sve podatke za kontakt na e-pošti s podsjetnikom. Fizička adresa ili poštanska adresa možda neće biti dovoljne; uključite e-poštu, web-stranicu, telefonske brojeve i brojeve faksa kako biste klijentu dali što više načina da dođete do vas.
