Kada trebate sažeti veliku količinu informacija, podsjetnik ili pismo je učinkovit način da to učinite. Mnogi ljudi smatraju pisanje teškim i vjeruju da nemaju riječ da bi to mogli učiniti. No, kako kaže učitelj pisanja William Zinsser, pisanje je samo razmišljanje na papiru. Sve što trebate učiniti je organizirati svoje misli, slijediti stil koji ste odabrali i koristiti jezik koji je jednostavan i jasan.
Pisanje izvješća u bilješci
Napišite zaglavlje. Za dopis, navedite u gornjem lijevom kutu tko bi trebao čitati dopis (na primjer, Za: sve zaposlenike), tko ga je napisao (Od: Vaše ime), tko će ga još dobiti (CC: Ime primatelja) datum (trenutni datum) i o čemu se radi (predmet: tema za adresu).
Ako je to pismo, počnite s datumom i pozdravom, kao što je "Za sve zaposlenike:".
Razmislite o svojoj publici.Ako pišete općoj publici, koristite jezik koji će svi razumjeti. Novi zaposlenici možda još ne znaju žargon tvrtke, a zaposlenici u jednom odjelu možda ne razumiju terminologiju drugog.
Napravite nacrt. Organiziranje misli omogućuje jasno pisanje. Razmotrite što će publika htjeti znati i što im želite reći. Naglasite ključne zaključke izvješća i što to znači za ljude koji čitaju dopis.
Počnite s jakim uvodnim izjavama. Potvrdite izvješće i njegove zaključke. Na primjer, "Kao rezultat naše nedavne studije produktivnosti, napravit ćemo nekoliko izmjena u našim pravilima korištenja Interneta."
Objasniti. Označite sve podatke ili nalaze koji podržavaju zaključak. "Konzultanti su otkrili da su zaposlenici provodili dva sata dnevno u prosjeku provjeravanje e-pošte i upravljanje fantazijskim sportskim timovima." Također, neka čitatelji znaju kada će se promjene dogoditi.
Recite ljudima gdje bi mogli potražiti potpunije informacije (ako je potrebno). Na primjer, "O tome ćemo dalje raspravljati na našem tjednom sastanku osoblja u petak" ili "Potpuno izvješće je dostupno svim zaposlenicima u PDF obliku." Ne potpisujte dopis; Vaše se ime nalazi na vrhu bilješke. Ako pišete pismo, koristite svoje ime, svoje puno ime ili puno ime i naslov, ovisno o okolnostima i vašim željama.
Ponovno napišite i izrežite nered. Ponovno pročitajte nacrt i uklonite nepotrebne riječi. Na primjer, "Mišljenje je korporacije da bi Scrantonov ured trebao aktivno nastojati smanjiti probleme neproduktivnosti ograničavanjem upotrebe resursa tvrtke izvan posla", može se prepisati kao "Korporacija nas je zamolila da ograničimo osobnu upotrebu imovine tvrtke. će povećati našu produktivnost."
Provjera i provjera pravopisa. Neka pouzdan kolega provjeri gramatiku i ton; loše napisana rečenica može se tumačiti na način na koji nikada niste namjeravali. Također, pokrenite provjeru pravopisa, ali budite oprezni s automatskim značajkama za zamjenu riječi. Ne želite da vaše izvješće kaže "Indonezija" kad ste mislili "Indiana".
