Ljudi vode živahne živote i ne sjećaju se uvijek kada trebaju nešto učiniti. Slanje podsjetnika o roku može jednostavno biti profesionalna ljubaznost ili može biti dio vašeg računa. Ton tih pisama ovisi o tome zašto šaljete podsjetnik. Primjerice, koristit ćete podršku ako podsjećate zaposlene roditelje na rok za prijavu u ljetni kamp. Poslovno pismo koje prijeti pravnim postupkom ako se račun ne plati zahtijeva drugačiji pristup. Djelotvorna podsjetna pisma šalju se mnogo prije roka kako bi primatelj imao vremena za djelovanje.
Pišite pismo s konverzacijskim tonom ako je pismo namijenjeno kao prijateljski podsjetnik. Za prijateljsko pismo upotrijebite prvi odlomak kako biste započeli pismo na bezbrižan način, kao što je promatranje kako proljeće brzo dolazi do kraja, a to znači da se krajnji rok za prijavu na ljetni kamp brzo približava. Za strogo poslovno pismo odmah dođite do točke ukazujući zašto pišete i zašto primatelj mora odgovoriti na pismo.
Započnite drugi stavak jasno navodeći rok. Navedite jasne, specifične informacije o roku, kao što je srijeda, 7. prosinca, u 17 sati. ET. Vrijeme je opcionalno, ali je korisno u određenim slučajevima.
Navedite jasne upute o tome kako ispuniti rok. Mogućnosti, uključujući slanje uplate tako da je primljena prije ili prije isteka roka, ili prijavljivanje na internet za određenu funkciju prije isteka roka. Navedite druge relevantne informacije, kao što je iznos uplate, ili druge podatke potrebne za dovršenje zadatka.
Obavijestite primatelja o posljedicama nedostatka roka. Primjerice, istaknite da će osobe koje se prijave nakon isteka roka platiti veću naknadu ili da ne postoje odredbe za kasnu registraciju.
Završite s besplatnim zatvaranjem kao što je "Warm regards" ili "S poštovanjem".
