Pod određenim okolnostima, zapisnici sa sastanaka organizacije predstavljaju pravni dokument koji se ne može mijenjati bez glasa upravnog odbora. Nepravilno mijenjanje minuta može rezultirati poništenjem ili poništenjem glasova, ugovora, zaposlenika i drugih radnji poduzetih tijekom sastanka. Koristite jednostavnu proceduru kako biste osigurali da ispravite minute.
Odredite je li zapisnik već formalno odobren glasom upravnog odbora ili ako su samo podneseni na razmatranje predsjedniku ili izvršnom odboru. Nacrt zapisnika koji nije izglasan od strane odbora može se izmijeniti bez glasovanja u odboru.
Ako su predložene promjene napravljene osobi ili osobama koje pregledavaju minute prije odlaska minuta u puni pansion, predložite promjene koje želite. Usporedite konačni predloženi tekst s izvorno dostavljenim zapisnicima. Objasnite razloge promjena. Ako se svi slažu, neka tajnik izmijeni izvorno dostavljene, neodobrene minute.
Ako su predložene izmjene napravljene za zapisnike koje odbor još nije odobrio i na sastanku odbora, koristite sljedeći postupak:
Neka predsjedatelj podnese prijedlog za odobrenje zapisnika sastanka. Pričekajte da se podnese zahtjev. Neka predsjedatelj otvori predmet na raspravu. Neka osoba koja predlaže izmjenu predstavi svoj razlog za promjene. Nakon rasprave, neka osoba koja predlaže izmjene podnese prijedlog za izmjenu zapisnika i navodi točan tekst prijedloga. Pričekajte da se podnese zahtjev. Neka predsjedavajući zatvori raspravu i pozove pitanje ili glasa. Zabilježite glasove, uključujući imena onih koji su za, protiv i uzdržali se.
Ako se predložene izmjene donose za zapisnik koji je prethodno odobrio upravni odbor, slijedite isti postupak za izmjenu zapisnika koji se prvi put podnosi na odobrenje odbora.
Zamijenite zapisničara ili osobu koja vodi zapisnik na sastanku. Na vrhu dokumenta koji sadrži datum kada su zapisnici prvobitno uzeti, imajte na umu da su zapisnici sada izmijenjeni. Navedite datum izmjena i ime osobe koja mijenja zapisnik.
