Bilo da se radi o etažnom udruženju ili multinacionalnoj korporaciji, zapisnici sa sastanaka čine pravnu osnovu za sve radnje koje grupa poduzme. Odobrena sredstva, politike, kupnje - svaka aktivnost korporacije, neprofitna ili profitna - moraju se zabilježiti u minutama. Neke organizacije su neformalnije od drugih - vjerojatno ne biste čuli da se susjed kreće kako bi stavio prijedlog na stol u crkvenom odboru - ali svi moraju djelovati u skladu s odlukama koje su donijela njihova upravna tijela. Zapisi pružaju dokaz tih radnji i definiraju njihovu namjeru.
Budi spreman
Planirati unaprijed. Prije sastanka sastavite dnevni red i popis članova ili sudionika sastanka. Ako vaša grupa obično ne radi s dnevnim redom, potaknite je da počne raditi kako bi zadržala fokus. Saznajte koliko je članova potrebno za obavljanje posla, tako da možete zabilježiti prisutnost kvoruma u zapisniku ako je potrebno.
Izradite predložak koji ćete koristiti za svoje bilješke. Uključite prostore za datum, vrijeme i lokaciju te popis članova za označavanje sudionika i izostanaka. Ako sastanak uključuje javni unos, uključite retke za imena i izdanja svake adrese. Nekoliko web-mjesta kao što je Meetingtemplates.com nude besplatne predloške za različite vrste sastanaka.
Ispunite datum, vrijeme, mjesto, informacije o sudionicima i kvorumu na sastanku. Imajte na umu tko je sastanak nazvao po redu i vrijeme. Ako je moguće, zamolite prisutne da prijave svoje ime kako ne biste morali pitati kako ih pisati. U velikim članskim grupama, pošaljite list za prijavu kako biste provjerili svoj popis prisutnosti.
Izvršite točno
Zabilježite svako pitanje i sve radnje poduzete na svakom od njih. Uvijek uključite ime člana koji je podnio zahtjev. Prvi prijedlog je općenito prihvaćanje zapisnika s prethodnog sastanka, nakon čega slijede izvješća svake komisije. Uključite preporuke i sve mjere poduzete kao odgovor. Čuvajte pisana izvješća odbora kako biste ih uključili u završne minute. Ne pokušavajte sažeti rasprave.
Zabilježite imena onih koji uvode, premještaju ili na drugi način zagovaraju radnju zajedno s točnim prepisivanjem svakog prijedloga. Mnoge organizacije također bilježe osobu koja sekundira pokret. Ne ustručavajte se pitati za ponovno izjašnjavanje ili pojašnjenje - ovaj službeni zapis obvezuje grupu na određenu akciju.
Zabilježite glasove prema sustavu vaše organizacije. Trebat će vam barem broj glasova. Neke skupine dodaju imena i bilježe kako je svaki pojedinac glasovao.
Zabilježite vrijeme i način odgode. Potpišite se kao tajnica-minutara.
Pratiti kroz
Zapišite minute odmah, dok je sastanak svjež u vašem umu. Dajte ih vođi na odobrenje u roku od dan ili dva zajedno s popisom izvješća ili izložaka.
Slanje minuta članovima i sudionicima koji su ih zatražili e-poštom, poštom prve klase, zajedničkom aplikacijom kao što je Microsoft OneNote ili oblak program kao što je Google Drive.
Pripremite službenu kopiju i priložite originalna izvješća i eksponate za trajni zapis.
Savjet
-
Pokušajte usavršiti predložak za potrebe vaše organizacije, a ne pokušati uklopiti bilješke sastanka u predložak sažetaka. Mnogi poslovni obrasci su previše neformalni za organizacijske ili javne sastanke.
Potaknite korištenje Robertovih Pravila Reda u svojoj organizaciji. To je široko korišteni format koji se može prilagoditi formalnom i neformalnom sastanku.
