Zapisnici sa sastanaka odbora su pravni dokumenti i dostupni za javni uvid, čineći ih važnim dokumentima za tvrtku ili drugu vrstu organizacije. Što su formalniji, to je važnije da ih odobri odbor prije nego što budu objavljeni. Korištenje nekoliko jednostavnih najboljih praksi za snimanje i odobravanje minuta pomoći će vam da pojednostavite ovaj proces i smanjite papirologiju.
Pregledajte postupak bilježenja zapisnika o sastancima koji je propisala organizacija. Mnogi slijede Robertova Pravila o nalozima, dopuštajući tajniku snimanja da koristi i slijedi predložak za bilježenje i stvaranje posljednjih minuta. Pitajte kada i ako biste trebali navesti imena članova odbora koji postavljaju komentare ili postavljaju pitanja ili biste trebali zaštititi njihovu privatnost. Na primjer, možda ćete morati napisati: "Razgovaralo se o tome da je naš konkurent, XYZ Corporation, koristio zavaravajuće oglašavanje, a FTC treba kontaktirati," umjesto: "Bob Smith je izjavio da vjeruje da naš konkurent, XYZ Corporation, koristi obmanjujuće oglašavanje i kontaktirati FTC. Debbie Jones i Hank Johnson su se složili.
Svakako točno zabilježite minute. Zamolite članove odbora da prestanu govoriti ili da predsjedavajući čeka da započne novu raspravu u bilo koje vrijeme kada zaostajete u pisanju bilješki. Zamolite članove da ponove ili pojasne sve informacije koje ne pronađete. Članove odbora ponavljajte, uključujući i izvorni prijedlog i njegovu konačnu izmijenjenu verziju, kad god je prijedlog uveden. Učinite to bez obzira na to je li zahtjev podnesen i da li je ili ne. Zabilježite ukupne iznose svih glasova, umjesto da jednostavno izjavite da je glasovanje prošlo.
Pošaljite zapisnik predsjedniku odbora, izvršnom direktoru ili izvršnom odboru prije nego što ih pošaljete punom odboru ako je to postupak vaše organizacije. Nakon što dobijete odobrenje za slanje zapisnika puni pansion, pošaljite dokument svakom članu odbora, bez obzira na to je li prisustvovala sastanku i hoće li biti na sastanku na kojem će se odobriti zapisnik. Slanje minuta dovoljno rano kako bi ih članovi odbora mogli pročitati, postavljati pitanja o njima, istraživati teme i tražiti pojašnjenja.
Na sljedećem sastanku odbora koji čini kvorum, zamolite predsjedavajućeg ili bilo kojeg člana uprave da održi sljedeći sastanak kako bi predložio da odbor odobri zapisnik. Kvorum je minimalni broj članova uprave koji su dužni poduzeti službene radnje. Pričekajte da prijedlog bude ustupljen, a zatim neka vođa sastanka otvori prostor za raspravu. Za vrijeme rasprave, zahtijevati podnošenje prijedloga, upućivanja i usvajanja ako postoje bilo kakve izmjene ili ispravke koje je potrebno napraviti u zapisniku. Nakon rasprave, ili ako nema rasprave, neka voditelj sastanka pozove pitanje ili glasuje kako bi odobrio zapisnik.
Savjet
-
Provjerite ima li vaša organizacija pravilnik ili drugo pravilo o datumu do kojeg članovi odbora moraju zaprimiti zapisnik sastanka.
