Prema Purdue University Online Writing Lab (OWL), dopisi su napisani kako bi istaknuli ili riješili probleme. Poslovna škola Sveučilišta Sjeverni Kentucky izjavljuje da bi memorandumi trebali priopćavati mnogo informacija u ograničenom prostoru. Način formatiranja dopisa ovisi o tvrtki, svrsi dopisa i primateljima bilješki. Interni dopisi osoblja mogu pružiti informacije, analize i zaključke, informacije o radnom vremenu ili upute za pravilnu uporabu opreme.
Stavke koje su vam potrebne
-
Papir
-
Olovka i olovke
Saznajte osnovnu svrhu i format dopisa. Zapisi su obično interni dokumenti koji se koriste za komunikaciju s osobljem. Svrha može uključivati podsjetnike o pravilima, zahtjeve za djelovanje, izvješćivanje o promjeni ili dostavu službene obavijesti. Oblik zapisa uključuje naslov, uvod, tijelo, sažetak i završetak. Prilozi su navedeni na dnu dokumenta.
Odredite svrhu vašeg dopisa i koje će, ako ih ima, biti uključene. Odredite primatelje podsjetnika. Često, supervizori i upravitelji dobivaju kopije podsjetnika i može postojati zahtjev za uključivanjem kopije u datoteku. Odredite što će memorandum reći i sastavite grubi nacrt. Provjerite pravila tvrtke za korištenje memoranduma koji je odobren za dopise.
Ispunite naslov, počevši od "Datum". Uključite imena i naslove primarnih primatelja u odjeljak "Za". To može biti jedna ili više osoba ili može odrediti grupu ljudi, kao što su svi upravitelji računa. U odjeljak "cc" unesite imena i naslove onih koji će primiti kopije dopisa. U odjeljak "Od" unesite ime i naslov osobe koja šalje dopis. U odjeljak "Predmet" uključite kratki naslov koji opisuje svrhu dopisa.
Uključite uvodni odlomak koji objašnjava svrhu dopisa, daje pozadinu za tu svrhu i daje pregled onoga što će slijediti u sljedećim odlomcima. Uključite upozorenje za čitatelje ako memorandum sadrži pravila ili druge kritične informacije.
Uključite informacije u tijelo ili glavni tekst dopisa koji se proširuje na uvod i pregled. Na primjer, navedite pozadinu koja vodi do promjene politike. Odvojite i naručite paragrafe prema sadržaju. Koristite kratke odlomke kroz cijeli dopis. Ovaj odjeljak može biti jedan ili dva stavka ili nekoliko stranica, ovisno o svrsi podsjetnika.
Umetnite sažetak i završite. Sažetak možda nije potreban za podsjetnike na jednoj stranici, ali može biti od pomoći s dugim dokumentima koji sadrže složene informacije ili upute. Zatvori zahvaljujući čitatelju i pruživši vam pomoć u odgovaranju na pitanja ili objašnjavanju sadržaja dopisa. U nedostatku sažetka, uključite kratak sažetak u završnom stavku. Obavijestite čitatelje je li sadržaj dopisa povjerljiv.
Na kraju bilješke zabilježite popis privitaka spomenutih u dopisu. Koristite riječi "Attached" ili "Enclosed" kako biste označili popis privitaka. Nemojte uključivati privitke koji nisu navedeni u podsjetniku.
Potpišite dopis. Pisci bilješki obično su početni ili potpisuju bilješke u odjeljku naslova, pored unosa "Od". Formalni dopis može zahtijevati potpuni potpis i datum na kraju dokumenta.
Savjet
-
Pregledajte kopije podsjetnika tvrtke da biste saznali stil i oblikovanje. Pitajte je li za slanje dopisa potrebno odobrenje.Provjerite sve činjenične podatke prije nego što ih uključite u dopis. Zamolite nekoga da pročita vaš dopis.
