Planiranje ljudskih resursa započinje određivanjem potreba radne snage: razinama, položajima i brojem ljudi koje organizacija treba izvršiti svoju misiju i ciljeve. Ova vrsta planiranja obično se događa prije nego tvrtka otvori svoja vrata za poslovanje. Čimbenici kao što su rast tvrtke, povećanje prihoda, širenje na nova tržišta i gubitak zaposlenika također mogu zahtijevati dodatno osoblje. Kada sjedite za stolom s izvršnim vodstvom, pametno je da imate pisani prijedlog koji opravdava vaš zahtjev za dodatnom radnom snagom.
Započnite s osnovama
Ovisno o veličini vaše organizacije i složenosti plana osoblja, vaš zahtjev za prijedlog dodatnog osoblja trebao bi imati najmanje četiri osnovna odjeljka:
- Sažetak
- Procjena potreba
- Metodologija
- budžet
Neki prijedlozi mogu zahtijevati dodatne dijelove, kao što su evaluacija projekta i komunikacijska strategija, ali prijedlog za planiranje ljudskih resursa možda neće trebati više od osnovnih četiri. Prijedlog zahtijeva doprinos cijelog tima za ljudske resurse jer osoblje uključuje zapošljavanje, osposobljavanje i razvoj zaposlenika te naknadu.
Napišite sažetak
Navedite svrhu vašeg prijedloga i utvrdite tko je dao svoj doprinos. Sažmite sadržaj i pružite informacije o tome kako namjeravate izvršiti plan za dodatno osoblje. Čitatelji koji imaju pristup samo sažetku trebali bi u potpunosti razumjeti temeljne razloge za zahtjev za dodatnim osobljem. Također objasnite kako ste došli do zaključka da trebate više zaposlenika i kako će proračun pokriti troškove za regrutiranje, obuku, ukrcaj i plaćanje.
Primjer:
Upravitelj ljudskih resursa tvrtke ABC, umetnite naziv, podnosi ovaj prijedlog, od datuma umetnuti datum kako bi opravdao dodavanje pet dodatnih djelatnika u dva odjela: Korporativna prodaja i računovodstvo. Tim za ljudske resurse istražio je potrebe tvrtke, procijenio trenutačno tržište rada i procijenio ukupne troškove dodatnih zaposlenika. Detalji su navedeni u ovom prijedlogu odobrenja od strane ABC Company izvršnog rukovodstva tima.
Opišite svoj dodatni prijedlog za radnu snagu
Opišite razloge zašto je tvrtki potrebno dodatno osoblje i objasnite metodologiju kojom ste odredili koliko je osoblja potrebno za održavanje poslovanja organizacije. Procjena potreba vjerojatno će uključivati pregled trenutnog plana zapošljavanja tvrtke i kada je provedena. Trebalo bi odrediti i korake koje ste poduzeli kako biste pogledali trenutne resurse svakog odjela, a ono što očekujete bit će buduće kadrovske potrebe odjela. Na primjer, procjena vaših potreba može uključivati opise prosječnog radnog staža zaposlenika, planiranje sukcesije, osposobljavanje i razvoj zaposlenika, te gubitak i promet.
Opišite svoju metodologiju
To je postupak kojim se zaključuje da organizacija ili odjel treba dodatno osoblje. Za svaku od komponenti procjene vaših potreba opišite izvore informacija i način na koji ste ih koristili. Na primjer, izračunavanje prosječnog radnog staža zaposlenika je jednostavan izračun:
- Pregledajte dosjee zaposlenika za datume najma
- Izračunajte broj godina zaposlenja
- Ukupno godina rada
- Podijelite ukupan broj prema broju zaposlenih
Za neke odjele možda ćete htjeti ispitati mandat pojedinog zaposlenika kako biste procijenili brojeve uništenja. Metodologija bi također trebala uključivati dostupnost radnika, jer nema smisla podnijeti zahtjev za dodatnim osobljem ako je tržište rada takvo da ne postoji šansa za privlačenje kvalificiranih kandidata. Dostupnost na tržištu rada određuje imate li pristup ljudskim resursima, kao što su škole u blizini koje proizvode diplomante ili opće tržište rada u rasponu radnih mjesta. U ovu metodologiju možete uključiti i ono što bi se moglo dogoditi ako tvrtka ne može zaposliti kvalificirano dodatno osoblje. Na primjer, povećani prekovremeni rad za trenutne zaposlenike, gubitak produktivnosti ili prodaje ili nizak moral zaposlenika jer trenutna radna snaga nosi teret prekomjernog radnog opterećenja može rezultirati.
Predložite proračun
Proračun za dodatno osoblje je više od onoga što zaposlenici zarađuju. Naknada za svakog zaposlenika uključuje godišnju plaću ili nadnicu, uvećanu za troškove naknada. Od prosinca 2017., Zavod za statistiku rada američkog Odjela za rad ukazuje da je trošak naknade za zaposlenike u privatnom sektoru iznosio 31,7 posto plaća. Primjerice, trošak zapošljavanja nekoga tko zarađuje 50.000 dolara godišnje iznosi oko 15.850 dolara, čime ukupni trošak za tog zaposlenika iznosi 65.850 dolara. Naknade uključuju plaćene slobodne dane, doprinose za osiguranje i mirovinu. Tu su i troškovi za zapošljavanje, osposobljavanje i uključivanje zaposlenika, koji ovise o vremenu i plaćama članova tima za ljudske resurse koji su uključeni u proces zapošljavanja. Mnoge organizacije donose odluke o troškovima zapošljavanja, tako da u odjeljku proračuna vašeg prijedloga treba opisati troškove i osnovu za vaše projekcije.
Sum It All Up
Zaključak vašeg prijedloga za dodatno osoblje treba navesti vremenski raspored, na temelju kada dobijete odobrenje, jer obično ne možete točno odrediti datum kada zapravo možete dovesti ljude na brod. Nepredviđene okolnosti, kao što su provjere znanja i kandidati kojima je potrebno dodatno vrijeme za davanje obavijesti trenutnim poslodavcima, mogu uzrokovati kašnjenja. Nemojte žuriti s vremenskim okvirom u kojem možete donijeti dodatno osoblje.
