Platni sustav je medij kroz koji obrađujete platni spisak tako da se mogu ispuniti potrebni savezni i državni zahtjevi. Naime, Ministarstvo rada SAD-a zahtijeva od vas da radnicima i zaposlenicima uredno i na vrijeme nadoknadite troškove; Porezna uprava zahtijeva savezni odbitak poreza na plaće; državni odjel rada zahtijeva od vas da primijenite državni zakon o radu, a državna agencija za poreze zahtijeva od države da zadrži porez na plaću. Prilikom dizajniranja platnog sustava odaberite onu koja najbolje odgovara vašim potrebama.
Procijenite svoje zahtjeve za obračun plaća kako biste odredili odgovarajući sustav. Ručni sustav ručno zahtijeva obradu plaća. To ima povećani rizik za pogreške pa ga koristite samo ako imate malo zaposlenika. In-house kompjuterizirani sustav zahtijeva obradu putem softvera za obračun plaća. Koristite ga za pojednostavljenje obrade obračuna plaća. Vanjski sustav zahtijeva outsourcing platnih obveza davatelju platnih usluga. Koristite ga ako želite eliminirati ili značajno smanjiti zadatke obrade plaća.
Stvorite ručni sustav, ako je to onaj koji odaberete. Kupite standardne vremenske listove u uredskoj trgovini ili ih kreirajte pomoću programa za proračunske tablice ili uredske programe. Kupite prazne čekove iz platnog spiska u trgovini uredske opreme ili koristite bankovne čekove. Upotrijebite pisaći stroj za ispis plaća ili ih upišite rukom.
Ovaj sustav zahtijeva da ručno izračunate plaće i odbitke. Ostanite na istom nivou federalnih zadržavanja, poreznog podnošenja i zakona o poreznim depozitima putem IRS cirkularnog E. Kontaktirajte svoju državnu agenciju za prihode za državne porezne smjernice. Prije izdavanja plaća provjerite platni spisak. Podnesite tiskane izvještaje iz platnog spiska u povjerljivo područje.
Napravite in-house kompjuterizirani sustav ako je to onaj koji odaberete. Kupite softver za obračun plaća koji najbolje odgovara vašim potrebama. Mala poduzeća, na primjer, mogu koristiti QuickBooks, srednje velike tvrtke mogu koristiti Ultimate Software, a veće tvrtke mogu ići s Mangrovom. Svoje zaposlenike možete podesiti na sat, ali kompjuterizirani sustav satova, kao što je Kronos, učinkovitiji je jer omogućuje uvoz vremena u softver za obračun plaća. Softver izračunava plaće i odbitke, omogućuje izravnu uplatu, ispisuje plaće i plaće, ima federalne i državne porezne tablice koje se ugrađuju u sustav, te sprema i ispisuje izvješća o plaćama.
Napravite vanjski sustav ako odaberete tu rutu. Većina davatelja usluga obračuna plaća zahtijeva od vas da prenesete svoje plaće putem Interneta ili ih pošaljete faksom ili e-poštom. Davatelj usluga obrađuje platni spisak i šalje vam isplate plaća i izvješća o plaćama za svaki dan isplate. Neke tvrtke omogućuju vam online pristup svom sustavu, koji vam omogućuje ispis izvješća i paychecks na svoj laserski pisač.
Prilikom uspostavljanja ovog sustava, davatelj usluga treba da potpišete sporazumno dogovoreni ugovor s detaljima o njegovim uslugama i navedete popis njihovih cijena. U svrhu izravnog uplate, pružite davatelju bankovni račun i broj za usmjeravanje. Ako davatelj usluga obrađuje vaše porezne i beneficijske poslove, morate potpisati punomoćni dokument koji mu daje dopuštenje.
Savjet
-
Možete podnijeti poreznu pristojbu za porezne pogreške treće strane. Stoga uvijek provjerite rad pružatelja usluga obračuna plaća. Napravite dijagram toka za svoj sustav plaća. Grafikon prikazuje zadatke uključene u obradu plaće od početka do kraja na temelju odabranog sustava.
