Izrada sustava interne kontrole za vaše poslovanje zahtijeva planiranje i razumijevanje detaljnog poslovanja tvrtke. Unutarnje kontrole služe nekoliko svrha, ali glavne su kako bi se osiguralo da poslovanje funkcionira kako je planirano i da se spriječi mogućnost da zaposlenici zloupotrebljavaju robu ili novac. Unutarnje kontrole omogućuju vlasniku tvrtke mir znajući da sve radi kako treba, bez potrebe da osobno nadgleda svaki aspekt operacije.
Pregledajte sve glavne procese u vašem poslovanju: proizvodnju, upravljanje zalihama, potraživanja, obveze prema dobavljačima, usklađivanje banaka i sve druge procese u kojima je moguće izvršiti prijevaru krađom ili skrivanjem. Stavite imena ili nazive poslova na svaki dio procesa za koji je pojedinac odgovoran. Ako niste sigurni kako proces funkcionira, provedite vrijeme na terenu i promatrajte proces ili postavite pitanja odgovornim osobama.
Procijenite svaki korak svakog procesa za slabosti u kontroli koje će omogućiti mogućnost krađe imovine tvrtke. Usredotočite se na područja u kojima pojedinac ima skrbništvo nad imovinom i računovodstvo za njih. Na primjer, ako jedan zaposlenik ima kontrolu nad blagajnom i odgovoran je za usklađivanje na kraju noći, zaposlenik ima mogućnost da ukrade novac i sakrije ga krivotvorenjem pomirenja. Drugi primjer je imati jednog zaposlenika koji je odgovoran za otvaranje dolazne pošte i koji je također odgovoran za bilježenje računa čekova koji se primaju poštom.
Promijenite procedure za ona područja u kojima ste procijenili slabe unutarnje kontrole. Odvojite funkciju skrbništva od funkcije izvješćivanja gdje god je to moguće. Iako možda nemate dovoljno zaposlenika da bi različiti ljudi obavljali svaki posao, alternativne funkcije među zaposlenicima koje morate imati, moraju razdvojiti nespojive funkcije gdje god je to moguće.
Temeljito dokumentirajte nove postupke i upoznajte ih s njima. Tražiti povratne informacije od zaposlenika o tome koliko su učinkovite nove procedure. Važno je osigurati da postupci imaju smisla s poslovnog i operativnog gledišta, a ne samo kao kontrolu. Prilagodite postupke prema povratnim informacijama, ali uvijek imajte na umu svrhu kontrole.
Provesti obveznu politiku odmora, ako to već niste učinili. Većina problema s kroničnim krađama u poduzećima može se nastaviti jer nitko drugi ne obavlja funkcije lopova.Kada su kradljivi radnici prisiljeni na odmor i netko drugi za njih popunjava, oni ne mogu nastaviti prikrivati zločin. Ova pravila mogu spriječiti krađu, kao i otkrivanje ako se to dogodi.
Savjet
-
Procijenite učinkovitost svojih internih kontrola barem jednom godišnje i po potrebi ih poboljšajte.
Upozorenje
Nemojte se bojati provesti snažne unutarnje kontrole jer se bojite da će vaši zaposlenici misliti da im ne vjerujete. Iskreni zaposlenici žele raditi u dobro osmišljenom okruženju.
