Oštro sročene poruke poslane iz ureda u uglu su edikt od jedne osobe, ali stvarnost je da većina radnih mjesta djeluje učinkovitije - i uz veći moral - kada šefovi potiču komunikaciju tima. Postoji niz strategija koje potiču tu komunikaciju među kolegama.
Vizija, vrijednosti i buy-in
Izjave o misiji, viziji i vrijednosti pomažu okupiti tim oko velikih ideja koje pokreću ono što rade i osiguravaju da su svi na istoj stranici - ključni prvi korak prema poticanju komunikacije, kaže dr. Susanne Gaddis, certificirana profesionalna govornica i predsjednik Uprave doktora komunikacija. Ali nije dovoljno govoriti isti korporativni jezik. "Da biste stvorili učinkovit tim, svi u vašem timu moraju razumjeti (kupiti) i kupiti", kaže dr. Gaddis. I to je osnovno kao i suradnici koji "pristaju na skup ponašanja koja će pomoći, a ne ometati organizaciju", kaže ona.
Razumjeti i prilagoditi stilske razlike
Među onima koji pomažu ponašanju: razumijevanje i prilagođavanje stilskim razlikama. Uzmite, na primjer, Arthura u računovodstvu i Chloe u kreativnosti. "Ako kreativni, ne-rok tip pojedinac radi s visoko organiziranim, iznimno strukturiranim pojedincem, moraju unaprijed razgovarati o razini potrebne komunikacije", kaže dr. Gaddis. Također će se morati dogovoriti o kanalima koje će koristiti kako bi se međusobno informirali - kao što su dnevni, tjedni ili mjesečni telefonski pozivi, tekstualne poruke ili sastanci licem u lice, kaže ona. A ponekad kao trener i / ili šef morat ćete organizirati - a možda i voditi - početnu raspravu.
Učinite zahvalan tri koraka
Pružite - i potaknite suradnike da pruže - povratne informacije u tri koraka, kaže dr. Gaddis. Evo kako to radi:
- Korak 1: Recite "Hvala vam!"
- Korak 2: Neka članovi osoblja znaju što su učinili.
- Korak 3: Dajte im do znanja kakav je utjecaj njihovog ponašanja imao na organizaciju.
Primjer: "Hvala, Rita, što ste podijelili sjajan članak koji ste pronašli na učinkovitom team buildingu. Ideje su već imale velik utjecaj na to kako komuniciram s timom", kaže dr. Gaddis.
Promislite o sastancima tima
Koristite fokusirane, stand-up sastanke kako biste potaknuli komunikaciju tima - umjesto tradicionalnih, poticanja sna, sit-down-athons. Neki ih nazivaju "scrumima", a postoji čak i "Scrum Alliance". koji nudi savjete, obuku i certifikaciju na putu suknja. Ideja: Ustanite, kružni "sastanci" održavaju se jednom dnevno ne duže od 15 minuta i svi sudionici moraju doprinijeti. Obuhvaćene su samo tri stvari: ono što su postigle od posljednjeg dnevnog gnjeva, ono što planiraju postići između sadašnjeg i sljedećeg dnevnog gnjeva i onoga što ometa napredak, kaže Renee Mzyk, direktor operacija Scrum Alliance. Ali to je definitivno ne sastanak planiranja ili tehnička rasprava - oboje se mogu zbuniti u detalje i zaustaviti učinkovitu komunikaciju tima.
Govorite ispravan jezik tijela
Ništa ne govori "Ne zanima me o čemu govoriš", kao što je slanje teksta ili sklapanje ruku kada drugi članovi tima imaju riječ. Umjesto toga, pokušajte s ovim tehnikama, koje vam nudi dr. Carol Kinsey Goman, glavni govornik, izvršni trener i medijski stručnjak o utjecaju govora tijela na radnom mjestu. Ona je također vodeći bloger za Forbes i autor knjige "Tihi jezik vođa: kako tjelesni jezik može pomoći - ili povrijediti - kako vodite":
- Suočite se s ljudima izravno (srce prema srcu). Čak i četvrtina okreće znakove vašeg nezainteresiranosti i čini da se zvučnik ugasi, kaže dr. Goman.
- Uklonite prepreke između vas i ostalih sudionika. Telefoni, papir - sve što blokira vaš pogled. Ili još bolje, izađite iza svog stola i sjedite pokraj njih.
- Održavajte pozitivan kontakt očima. Veći kontakt očima gotovo uvijek dovodi do veće naklonosti i uključenosti. Pomicanje pogleda ili skeniranje sobe ukazuju da ne slušate.
- Koristite ruke dlanom prema gore i gestove otvorenih ruku kada govorite. Ti tihi signali vjerodostojnosti i iskrenosti doživljavaju se pozitivnije od prekriženih ruku i skrivenih ruku ili blizu tijela, kaže dr. Goman.
- Sinkronizirajte govor tijela s osobom s kojom se bavite. Suptilno se uklapa stajalište druge osobe, položaji ruku i izrazi lica - to signalizira da ste povezani i angažirani.
Izbjegavajte "grupno razmišljanje"
Što je zajedničko Pearl Harboru, američkoj invaziji na Sjevernu Koreju i invaziji Kube na Zaljev? Ovi povijesni "fijaskoji", kako kaže autor Irving L. Janis, mogli su biti uzrokovani isključivanjem glasova suprotnih od vladinih planskih rasprava u pogrešnom pristupu koji je on nazvao "grupno razmišljanje". S druge strane, takvi politički uspjesi kao što je kubanska krizna raketa i Marshallov plan pokazuju vrijednost drugih stajališta, tvrdi Janis. Zaključak: zabava oko novih ideja ili politika može vrlo dobro potaknuti timsku komunikaciju privlačenjem nevoljnih sudionika - i pomoći vam da donesete bolje odluke - stoga ga potičite.
Preskoči mrštenje
Izbjegavajte mrštenje ili namrštavanje dok se razgovori odvijaju jer ove reakcije ne potiču komunikaciju tima. Prvo, kad se namrštite, "polaznici će vjerojatno misliti da vam se ne sviđa ono što ste upravo čuli - i zadržat će njihova mišljenja za sebe", kaže dr. Goman. "Zapravo, kad god pokažete bilo koji neverbalan prikaz ljutnje, razdražljivosti ili uznemirenosti, ljudi češće zadržavaju svoje ideje, ograničavaju svoje komentare i traže načine kako skratiti njihovu interakciju s vama." Umjesto toga, usredotočite se na to je li u izjavi istina. Uvijek možete taktično obratiti pažnju na način na koji je kasnije predstavljen jedan na jedan, ako je potrebno.
