Voditelj projekta redovito održava sastanke s internim članovima projektnog tima kako bi razgovarao o njezinim trenutnim projektima. Osim toga, voditelj projekta može olakšati sastanke s dionicima projekta, izvršnim menadžmentom i klijentima kako bi pokrenuo projekt i može održavati sastanke na kojima će se održavati ažurirani podaci o svojim projektima i odgovarati na pitanja o vremenskim okvirima i proračunima. Priprema za svaki projektni sastanak ključna je za korisno korištenje vremena i posjetitelja.
Pozovite odgovarajuće pojedince na sastanak projekta. Odredite ciljeve koje trebate postići na sastanku na temelju poziva. Ako se sastajete s članovima projektnog tima, možete postaviti ciljeve dobivanja ažuriranja statusa, rješavanja unutarnjih problema i da članovi tima međusobno dijele informacije o projektu. Ako se sastajete s dionicima projekta, rukovoditeljima i klijentima, vaš je cilj pružiti općenita ažuriranja i odgovoriti na pitanja.
Potražite teme iz dnevnog reda pozvanih nekoliko dana prije sastanka. Umjesto izbjegavanja lopte iznenađenja na sastanku, zatražite pitanja i teme za raspravu od onih koji su povezani s projektom. To će vam omogućiti vrijeme za pripremu i pozivanje drugih koji vas mogu podržati na sastanku. Predvidite što će svi zainteresirani htjeti čuti i raspravljati o projektu. Na primjer, ako znate da klijenti žele razgovarati o marketinškim materijalima, primajte ažuriranja iz svog odjela za komunikacije i pozovite predstavnika na sastanak.
Stvoriti formalni dnevni red sastanaka projekta. Navedite detalje sastanka kao što su ime sastanka, datum, vrijeme, mjesto i broj konferencijskog poziva na vrhu stranice. Navedite teme dnevnog reda kao što su status prekretnica projekta; status funkcionalnih poslovnih područja kao što su IT, marketing, pravni i drugi relevantni odjeli; proračun projekta; Sljedeći koraci; i sve teme koje vam drugi predlažu.
Pošalji svim pozvanima pozivnicu za elektronički sastanak i dnevni red. Uključite plan projekta ili izvješće o stanju koje će pratiti vašu raspravu o statusu i vremenskom okviru. Poziv pošaljite što je prije moguće i pratite dnevni red i priloge najmanje jedan do dva dana prije sastanka. To će omogućiti vašim pozivateljima da pregledaju dokumente i unaprijed se pripreme.
Provjerite logističke sastanke kao što su rezervacije za konferencijske sobe i postavljanje sobe nekoliko dana prije sastanka. Testirajte svoj broj konferencijskog poziva i prijave za web sastanke, kako je primjenjivo, kako biste osigurali da rade i da im je jednostavan pristup. Budući da sudionici vjerojatno rade na više zadataka, ne želite gubiti vrijeme s pogrešnim telefonskim brojevima i web-vezama.
