Kada se izvrši prodaja, osim ako korisnik odmah plati za proizvod ili uslugu, kupnja se uspostavlja kao potraživanje koje kupac duguje. Potraživanja od kupaca su novac kupcima koji duguju tvrtki i koja je u bilanci kao tekuća. imovina.
Snimanje potraživanja
Uvjeti plaćanja za kupca se evidentiraju, obično u sustavu automatiziranih potraživanja. Za većinu tvrtki uvjeti su standardni. Jedan zajednički standard je "neto 30 dana", što znači da ukupna nepodmirena uplata dospijeva za 30 dana. Većina uvjeta uključuje naknadu za zakašnjelo plaćanje ako račun nije plaćen na vrijeme. Naknada za zakašnjelo plaćanje može biti postotak od dospjelog iznosa ili ravna naknada za kasno plaćanje ili kombinacija obojega.
Fakturiranje
Na temelju uvjeta za A / R korisnika, izrađuje se račun i šalje mu se. Fakture se šalju klijentu prije datuma dospijeća plaćanja kako bi klijent dobio vrijeme za plaćanje. Mnoge tvrtke ispisuju i šalju fakture na tjednoj osnovi.
Zahtjev za plaćanje
Kada se primi uplata, one se evidentiraju i unose u automatizirani sustav ili ručno bilježe na glavnoj knjizi. Plaćanja se primjenjuju na ukupan iznos koji kupac duguje, oduzima od iznosa duga i izračunava se kako bi se prikazao preostali iznos.
Obavijest i izvještavanje o nepodmirenim plaćanjima
Za plaćanja koja nisu izvršena nakon datuma dospijeća, klijentima se šalje obavijest o dospjelom dugu.
Kako bi se omogućilo upravljanje računima potraživanja s informacijama o novcu koji se duguje i nije plaćen, kreira se izvješće o "potraživanju starih" potraživanja. Izvješće "zastarjelo" prikazuje ukupna dugovanja prema datumskom rasponu. Na primjer, izvješće prikazuje iznos u dolarima koji je 30 dana dospjela, 60 dana dospjeća i 90 dana dospijeća.
Osoba odgovorna za projiciranje toka gotovine u posao koristi izvješće o potraživanjima računa i podatke o aplikaciji za plaćanje kako bi prikazala prikupljeni novac i kada je potrebno dodatno plaćanje. Ove se informacije koriste za određivanje raspoloživih sredstava za vođenje poslovanja i jesu li potrebna dodatna sredstva iz financijskih izvora, kao što su banke za kratkoročno zaduživanje.
zbirke
Dospjela nenaplaćena potraživanja prate ili Odjel za potraživanja (za manje tvrtke) ili Odjel za naplatu. Upravitelj zbirki pregledava dospjele novčane iznose i aktivnost sakupljača, kao što su broj upućenih poziva i prikupljeni iznos.
Kolektivne aktivnosti mogu se ustupiti agenciji za naplatu ako se tvrtka odluči ne vršiti zbirke u kući. Ako interne zbirke nisu uspješne, nenaplativa sredstva mogu se povjeriti vanjskim suradnicima.
