Postoje razni razlozi za pisanje poslovnog pisma bilo kojem od stotina stranih konzulata širom svijeta. Na primjer, možda želite zatražiti vizu ili putne informacije, raspitati se o mogućnostima vanjske trgovine, provesti istraživanja o vanjskim poslovima ili napisati preporuku za studenta koji putuje u inozemstvo radi stažiranja.
Navedite ime, naslov i adresu osobe kojoj se obraćate. Svaki strani konzulat ima detaljnu web-stranicu koja sadrži imenik osoblja, zajedno s linkovima za razne odjele, koji vam mogu pomoći identificirati osobu kojoj biste trebali obratiti svoju korespondenciju.
Pratite tradicionalni poslovni protokol prilikom pisanja poslovnog pisma konzulatu. Upotrijebite puno ime i naslov pojedinca, adresu odjela i adresu konzulata, formatirane prema međunarodnom poštanskom sustavu zemlje. Svaka zemlja varira, stoga slijedite smjernice navedene u odjeljku "kontaktirajte nas" na web stranici konzulata. Ako šaljete pismo na papiru, navedite datum u gornjem desnom kutu pisma. Ako šaljete e-poštu, jasno navedite svrhu korespondencije u naslovu.
Napišite uvodno pismo koje uključuje objašnjenje o tome tko ste, odakle ste, zašto pišete, te pišete li u ime druge osobe ili sebe. Ako pišete u ime korporacije, vladinog entiteta, međunarodne organizacije ili obrazovnog instituta, zabilježite ime i prezime te navedite svoj naslov i vjerodajnice.
Napišite izravnu izjavu koja ukratko, ali sažeto opisuje svrhu vaše korespondencije. Prevedeni ili interpretirani jezik često može imati dvostruka značenja, stoga pazite da izbjegavate slengovu terminologiju ili kolokvijalizam koji strani čitatelj možda neće lako razumjeti. Na primjer, izraz "Želim dodirnuti s vama" treba zamijeniti s, "Pišem da vas pitam o …"
Ograničite svoje pismo na jednu temu i budite određeni o ishodu koji želite iz korespondencije.
Završite pismo s porukom zahvalnosti i navedite pojedinosti o tome kako možete doći do vas. Uvijek uključite svoje puno ime. Nikada nemojte krivotvoriti ili navoditi obmanjujuće ili potencijalno prijeteće izjave u pismu stranom konzulatu.
Obratite se lokalnoj pošti o zahtjevima za poštarinu i predviđenom vremenu isporuke. Ako priložite kuvertu s vlastitom adresom i žigom kako biste brzo odgovorili na vaše pismo, provjerite imate li odgovarajuću količinu poštarine u SAD-u na povratnoj omotnici.
Savjet
-
Strani konzulati SAD-a napisani su na engleskom jeziku, dok su inozemni konzulati obično pisani na materinjem jeziku zemlje s vezom na englesku verziju.
