Nemojte se oslanjati na telefonske pozive da biste dobili rezultate koji su vam potrebni. Kada govorite putem telefona s službom za korisnike, osiguravajućim društvima, tvrtkama ili bilo kim drugim o važnoj temi, trebate slijediti pismo s potvrdom kako biste izradili pisani zapis za buduću upotrebu.
Stavke koje su vam potrebne
-
program za obradu teksta
-
papir
-
omotnica
-
pečat
Pismo za potvrdu je način da se napravi pismeni zapis o telefonskom razgovoru koji se kasnije može upotrijebiti kako bi se dokazalo ono o čemu se raspravljalo. Pismo potvrde ispunjava tri stvari: 1) pomaže strankama da prate odgovornosti; 2) kaže primaocu da razgovor neće biti zaboravljen; i 3) mogu se koristiti kao dokaz u sudskom postupku kako bi se dokazala vaša verzija događaja.
Planirajte svoje pismo prije telefonskog razgovora tako da napravite popis stvari o kojima ćete raspravljati. Za svaku stavku rasprave utvrdite tko je odgovoran i kada će predmet biti ispunjen. Ako postoje bilo kakve nepredviđene okolnosti, identificirajte ih.
Nakon telefonskog razgovora počnite pisati pismo. Uključite datum, primatelja i liniju predmeta. Pišite pismo jasno i jezgrovito. Pismo mora biti činjenično i točno. Ostavite komentar, spekulacije i emocije. U pravilu ne koristite uskličnike. Ne pokušavajte zastrašiti ili zastrašiti. Zapamtite, pismo se može završiti čitanjem sudiji ili poroti, a vi ne želite naići na to kao na odvratno ili nerazumno.
Započnite pismo s "Ovo pismo potvrđuje naš telefonski razgovor dana datum ___"Tada točno opišite što se raspravljalo navodeći tko je rekao što. Pobrinite se da uključite sve važne informacije, uključujući tko je odgovoran za stavku akcije, kada će biti dovršen, i sve nepredviđene okolnosti. Zaključite pismo s" obavijestite me u pisanom obliku što je prije moguće ako je gore opisano netočno. ”Potom potpišite pismo.
Provjerite jeste li napravili i zadržali kopiju potpisanog pisma, a zatim ga pošaljite poštom. Ako je predmet pisma kritičan i ako imate razloga vjerovati da primatelj može odbiti primiti pismo, onda pošaljite pismo putem ovjerene pošte. Ako imate adresu e-pošte primatelja, e-pošta je u redu.
