Poslovna pisma koriste se za formalno komuniciranje u tvrtkama i organizacijama. Za razliku od povremene prepiske napisane bliskim poznanicima i rođacima, poslovna pisma su namijenjena prenošenju informacija sažeto i profesionalno primatelju. Obično poslovna korespondencija uključuje uvod, tijelo i zaključak. Razlike između dva slova mogu se naći iu interpunkciji, duljini, tonu i stilu pisanja. Štoviše, poslovna pisma obično zahtijevaju poziv na akciju ili odgovor nakon primitka pisma.
Stavke koje su vam potrebne
-
Softver za obradu teksta
-
Pismo tvrtke
Počnite s osnovnom tvrtkom ili formalnim memorandumom. Provjerite je li vaša adresa uključena na vrhu, zajedno s vašim kontaktnim podacima i logom tvrtke ako je primjenjivo.
Upišite datum. Postavite adresu primatelja u dva retka ispod datuma, iznad pozdravnog poziva. Uključite ime, službeni naslov, naziv tvrtke i adresu ureda.
Upišite poziv dva retka ispod adrese primatelja. Obratite se primatelju pomoću opcije "Draga", a zatim naslov i prezime osobe. Ne zaboravite dodavati dvotočku umjesto zareza nakon prezimena. Upotrijebite “Za koga se tiče” ili “Poštovani gospodine”, ako ne znate ime ili spol primatelja.
Započnite uvodni paragraf nakon poziva. Razgovarajte o tome zašto pišete poslovno pismo i što želite od primatelja. Navedite svoj položaj ako iznesete argument. Referentni događaji, sastanci ili pojedinci koji su poznati ili relevantni za čitatelja.
Razradite svrhu ili glavnu temu vašeg pisma u tijelu. Navedite primjere koji podržavaju vaš argument, zahtjev ili prijedlog. Navedite pojedinosti o značajkama proizvoda i prednostima, kao i svjedočanstva kupaca ako ih prodajete klijentu ili prospektu.
Slijedite tijelo sa svojim zaključkom. Ponovite svoj početni zahtjev ili poziciju. Zahvalite čitatelju na njezinu vremenu i pozornosti i recite joj kako vas može kontaktirati za daljnja pitanja ili informacije.
Završite s dvije linije od zadnje rečenice tijela. Dodijelite četiri mjesta za svoj potpis i ispisano ime.
Savjet
-
Iako neobavezna, možete na samom početku zabilježiti svrhu pisma tako da uključite redak pitanja prije pozdravljanja. Također je uobičajeno da se doda linija pažnje koja jasno naznačuje primatelja.
Napišite kratke i kratke rečenice. Imajte na umu da čitatelji mogu prelistavati, a ne čitati svaku riječ u vašem pismu. Podebljani tekst koji smatrate važnim za čitatelja. Za slova dulja od jedne stranice, razmislite o grupiranju stavaka ispod zaglavlja ili organiziranju sadržaja pomoću oznaka i brojeva.
