Kada stanodavci promijene osoblje u uredu, korisno je savjetovati stanare o tim promjenama, posebno osoblja koje često komunicira s stanarima. Lako je savjetovati stanare o popunjavanju osoblja i druge značajne promjene pismom.
Prikupite popis imena i adresa svih stanara na koje će promjena utjecati. Na primjer, ako iznajmljujete prostor na više lokacija i stoga upravljate s više od jednog ureda za najam, trebate samo priopćiti promjenu s onim stanarima koji se bave uredom za najam gdje se promjena događa. Ako imate samo jedan ured, naravno, upozorite sve stanare.
Pripremite pismo na vrhu zaglavlja tvrtke i učinite ga "službenim" i navedite datum za koji očekujete da će se većina pisama distribuirati. Koristite mailmerge tehnologiju za personaliziranje svakog slova, ili možete koristiti općenitiji oblik adresiranjem svakog slova "Dragi stanar".
Sadržaj pisma trebao bi biti kratak i poslovan, a općenito bi trebao sadržavati dva paragrafa sadržaja, plus završni paragraf. Izvijestite o promjeni osoblja u prvom stavku. Ako će novi zaposlenik preuzeti sve dužnosti zaposlenika koji odlazi, recite to, navodeći dužnosti: "Jennie Smith će napustiti tvrtku 12. ožujka i zamijenit će je Mary Jones, koja će biti odgovorna za žalbe stanara, održavanje zahtjevima, prikupljanjem rente i odgovaranjem na sva povezana pitanja."
S druge strane, ako se dužnosti koje je ranije obavio zaposlenik koji odlazi napušta raspodjeljuje među postojećim i / ili novim osobljem, navedite to u prvom paragrafu; na primjer: "Jennie Smith će napustiti tvrtku 12. ožujka i zamijenit će je Mary Jones, koja će biti odgovorna za prigovore stanara i zahtjeve za održavanje. Joe White će preuzeti odgovornost prikupljanja rente i odgovaranja na sva povezana pitanja."
U drugom stavku uključuju se svi relevantni datumi; u mnogim slučajevima, na primjer, zaposlenik odlazi u petak, a zamjena izvješćuje sljedeći ponedjeljak. U drugim slučajevima postoji kratko preklapanje dok zaposlenik koji odlazi trenira novi. Zatvorite drugi odlomak navodeći da od datuma promjene, sva relevantna pitanja, komentari i problemi trebaju biti usmjereni na osobe koje su nedavno odgovorne za njih i ponovno ih imenovati. Na primjer, "počevši od 15. ožujka, obratite se Mary Jones žalbama i zahtjevima za održavanje i kontaktirajte Joea Whitea zbog bilo kakve veze s najamninom."
U zadnjem odlomku, obavijestite stanare da vas mogu slobodno kontaktirati s bilo kakvim zabrinutostima, komentarima ili pitanjima. Potpišite slovo "S poštovanjem", nakon čega slijedi vaše ime.
Savjet
-
Stanodavci ili njihovo osoblje mogu dostaviti ili poslati ove vrste pisama; naizmjence, mogu se distribuirati s primicima od najma.
Oduprite se porivu da budete prijateljski i dajte previše informacija, čak i kada su stvari očite. "Jennie Smith odlazi kako bi imala bebu" ili "Jennie Smith se udaje i ide na medeni mjesec, a onda će se iseliti iz države" oboje su primjeri davanja previše informacija. Neka Jennie podijeli svoje podatke s kim odabere i ograniči vaše pismo na ono što je potrebno za posao.
