U današnjem svijetu, možete komunicirati profesionalno koristeći nekoliko metoda. Važno je znati pravila pravilne poslovne korespondencije za pisma, e-poštu i čestitke. Male pogreške mogu napraviti razliku između impresioniranja osobe koja prima vašu korespondenciju i uvrede. Također, korisno je znati kada će biti dovoljno e-pošte u odnosu na upisano pismo ili rukom pisanu bilješku.
Tradicionalna slova
Ispisujte tradicionalna slova na zaglavlju pomoću težih ili teksturnih zaliha. Zaglavlje pisma treba sadržavati ime, adresu, broj telefona i adresu e-pošte pošiljatelja. Ako zaglavlje pisma nije dostupno ili je pismo osobno, u gornjem lijevom kutu mora se pojaviti odgovarajući naslov osobe ili osoba koje šalju pismo. Na primjer, ako vi i vaš suprug šaljete pismo žalbe tvrtki, uključite sljedeće:
Gospodin i gospođa John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Zatim navedite primatelja vaše korespondencije i adresu na lijevoj margini. Ime i adresa trebaju biti formalni, uključujući njegove naslove i nazive.
Datum dolazi sljedeći u formatu slovke, na primjer: 23. lipnja 2010. Pod datum, uključite redak koji upućuje na predmet pisma, koristeći obrazac "RE: (referenca)".
Pozdrav je sljedeći i trebao bi odražavati vaš odnos s strankom. Ako ste na bazi imena, pozdravite je s "Draga" i uključite njezino ime. Ako pismo ide na odjel ili nepoznatog primatelja, upotrijebite "Poštovani" ili "Poštovani gospodine", ili čak "Kome se ona može baviti".
Sva poslovna pisma trebaju se zatvoriti službeno. Najbolji izbor za profesionalni završetak je jednostavno "S poštovanjem" ili "S poštovanjem". Izbjegavajte zavrne završetke.
Rukom pisane bilješke
Rukom pisana bilješka prikladna je u mnogim poslovnim situacijama, kao što su zahvale, čestitke za postignuća kao što su diplome, obiteljska rođenja, promocije i sućut.
Omotnica mora sadržavati formalno ime i adresu primatelja. Vaša povratna adresa trebala bi se pojaviti na poleđini omotnice, iako može ići u gornji lijevi kut prednje strane.
Kartica treba sadržavati poznati pozdrav koji se temelji na vašoj vezi. Ako ste na bazi imena, upotrijebite prvo ime. Ako ne, odaberite čestitku koja odgovara osjećaju.
Držite tijelo bilješke kratkim i uredno napišite ili ispišite plavom ili crnom tintom. Ako nemate pristojan rukopis, pronađite nekoga tko zna.
Pređite na stvar. Ako kažete hvala, odaberite frazu ili dvije koja podsjeća primatelja za što joj zahvaljujete, ali nemojte biti previše detaljni. Ako nekome čestitate, uključite što i na koji način ste primili informacije. Ako je angažman klijenta bio u novinama, na primjer, snimite najavu i uključite je s karticom ili je upišite u bilješku.
Završite bilješku sa "S poštovanjem". Potpišite pismo sa svojim službenim imenom i naslovom ako ste manje upoznati s primateljem. Ako vam je poznato, vaše je ime prikladno.
E-mail predstavlja novi predmet rasprave za načine poslovnog komuniciranja. Prvo pravilo je znati da primatelj prihvaća ili preferira e-mail prepisku.
Predstavite respektabilan profil e-pošte. Vaša adresa i naslov teme trebali bi biti prepoznatljivi i odražavati vaš poslovni ili profesionalni status. Na primjer, ako šaljete e-poštu klijentima, to bi trebalo biti "[email protected]" umjesto "[email protected]."
Nema potrebe za unutarnjom adresom kao kod tradicionalnih slova, stoga počnite s pozdravom, koji bi trebao odražavati vaš odnos s primateljem i biti što formalniji. Uobičajena poslovna e-pošta je nedostatak jednostavnog pozdrava, koji kaže primatelju da mu je e-pošta namijenjena.
Nemojte koristiti e-poštu za rješavanje problema u poslovanju koji treba rješavati osobno. Izbjegavajte konfrontacije e-poštom i zapamtite da e-poruke žive vječno na tvrdim diskovima i poslužiteljima i mogu se koristiti na sudu.
Izbjegavajte lutanje u poslovnim e-porukama. Ako morate uključiti mnoge pojedinosti, napravite dokument za njih i priložite ga umjesto da ih stavite u tijelo e-pošte.
Izbjegavajte emotikone, računalni sleng, uskličnike ili upitnike više od jednog puta i kliknite Caps Lock. Ako sumnjate u sadržaj ili format, pokušajte ga ispisati na memorandumu i procijeniti njegovu profesionalnost. Ako se to ne čini profesionalno na papiru, to nije profesionalno u e-pošti.
Napravite završni profesionalac s "Hvala" ili "Iskreno". Vaše poslovne i kontaktne informacije trebale bi se nalaziti u vašem potpisu e-pošte. Skenirani ili na drugi način elektronski oblikovan potpis je prihvatljiv. Ako obično koristite citat, slogan ili druge informacije, procijenite koliko je to prikladno za poslovne situacije.
