Izvješća su najčešći način disperzije informacija u poslovnom svijetu. Činjenični izvještaji analiziraju i opisuju situaciju i uključuju veliku količinu točnih podataka. Uspješni pisci izvješća znaju da je pisanje izvješća samo kraj procesa. Oni planiraju svoje izvješće, razmatraju njegovu svrhu i tko će ga pročitati i odlučuju što će u njega uložiti i kako ga učinkovito organizirati. Efektivno napisano i dobro predstavljeno činjenično izvješće rezultat je pažljivo planiranog procesa.
Identificirajte čitatelja i postavite ciljeve
Razmislite o Reader's Knowledge
Razmislite što čitatelj već zna. Uobičajeni problemi u činjeničnim izvješćima precjenjuju i potcjenjuju znanje čitatelja. Lako je preplaviti ljude žargonom ili ih podvrgnuti pojednostavljenim informacijama. Pokušajte saznati koliko vaš čitatelj već zna i komunicira na odgovarajućoj razini znanja.
Razumijevanje interesa čitatelja
Razmislite o stavu čitatelja. Čitatelj može imati posebne interese, želje ili ne. Shvatite što vaš čitatelj zaista želi. Dostavite izvješće koje će se svidjeti njihovim stavovima ili se možda neće pročitati. Razmislite o tome hoće li osoba koja čita izvješće to učiniti na temelju unaprijed stvorenih ideja o sadržaju.
Odlučite što će čitatelju biti potrebno
Odlučite koje činjenično znanje treba čitatelju. Razmotrite u kojoj mjeri trebate dati pozadinske informacije ili definirati tehničke pojmove.
Razmotrite željene činjenice
Pogledajte koje činjenice čitatelj želi naučiti. Razmislite o tome kako će to dati činjenični podaci koje predstavljate. Ponekad proces može pokazati da izvješće uopće nije potrebno ili da se cilj može najbolje zadovoljiti na drugi način.
Materijali, struktura i stil
Pažljivo odaberite materijal
Pažljivo odaberite svoj materijal. Držite ga jednostavnim i opravdajte svoje zaključke. Pojednostavite što je više moguće. Odbacite strani materijal i usredotočite se na ono bitno. Opravdajte svoje zaključke činjenicama i navedite gdje ste ih pronašli. Izgradite činjenice u logičan i dosljedan slučaj, tako da vaš čitatelj može doći do istih zaključaka.
Planirajte strukturu izvješća
Planirajte strukturu izvješća. Činjenice bi trebale biti skup uputa koje će čitatelja dovesti do vašeg zaključka. Počnite dijeljenjem izvješća na glavne dijelove. Svaki se subjekt može podijeliti na ovaj način. Te podjele mogu postati naslovi u vašem izvješću.
Napravite popis pod svakim naslovom svih točaka koje želite prikazati i zabilježite informacije koje će vam trebati da ih podržite. Rasporedite točke u logičkom slijedu koji zadovoljava vaše ciljeve.
Primijenite odgovarajući stil
Primijenite odgovarajući stil. Iako izvješća slijede stroge konvencije, postoji prostor za osobni stil. Učinkoviti izvještaji koriste proces izrade i ponovnog sastavljanja. Odaberite terminologiju poznatu čitatelju. Tehnički izrazi korisni su za kolege stručnjake, ali će zbuniti druge.
Koristite odgovarajuće tehnike prezentacije
Koristite odgovarajuće tehnike prezentacije. Izvješća sadrže tablice, grafikone, stupčaste grafikone ili druge dijagrame za prikaz podataka.
Slijedite konvencije pisanja izvješća
Pripremite naslovnu stranicu
Pripremite naslovnu stranicu. Obično sadrži naslov, titlove, datum, ime autora i položaj u tvrtki. Također će naznačiti tko prima činjenično izvješće. Također može sadržavati referentni broj ili drugi oblik klasifikacije.
Napišite sažetak
Napišite sažetak. To je osobito potrebno ako je izvješće dugo. To daje zaposlenim suštinu izvješća bez da moraju čitati sve. Atraktivan sažetak može motivirati ljude da pročitaju cijelo izvješće.
Uključite stranicu sadržaja
Uključite stranicu sa sadržajem. Ovo je zasebna stranica koja navodi glavne dijelove ili poglavlja, pododjeljke i priloge. Također daje brojeve stranica i treba naznačiti odnos između odjeljaka.
Napišite uvod
Upotrijebite uvod kako biste objasnili svrhu činjeničnog izvješća. To daje osnovne informacije i objašnjava zašto je to potrebno. U uvodu se navodi cilj izvješća, ljudi za koje je napisan i njegov opseg.
Organizirati tijelo izvješća
Organizirajte tijelo izvješća. Ovo sadrži vaše detaljne činjenice i nalaze, pokazuje kako su stigli i ukazuje na zaključke koje ste napravili. Iznesite svoje zaključke. Sažmite glavne činjenične točke vašeg izvješća i ponudite razmotrenu presudu o njima.
Savjet
-
Pokušajte dobiti kopije drugih izvješća napisanih za ciljanu publiku. To će vam dati jasnu predodžbu o tome što se od vas očekuje.
