Po definiciji, sveobuhvatno izvješće namijenjeno je detaljnom istraživanju teme ili ideje. U poslovanju se sveobuhvatna izvješća često koriste za procjenu i raspravu o financijskoj situaciji tvrtke. Sveobuhvatna izvješća mogu se koristiti iu druge svrhe, kao što je sažimanje novog poslovnog trenda ili opisivanje novog ciljnog tržišta. Učenje kako napisati sveobuhvatno izvješće može biti korisna poslovna vještina za zaposlenike na bilo kojoj razini.
Prije nego počnete pisati
Prije nego što počnete pisati sveobuhvatno izvješće, prikupite sve relevantne informacije, podatke, grafikone, tablice i dokumente koje trebate navesti dok pišete. Trebali biste stvoriti nacrt, alat za pisanje koji će vam pomoći organizirati svoje misli u strukturirani format. Skica se obično sastoji od kratkih rečenica ili fraza koje mogu poslužiti kao polazne točke za različite dijelove vašeg izvješća. Iako će se ovi odjeljci razlikovati ovisno o vrsti izvješća koje pišete, mogu sadržavati sažetak, uvod, sadržaj, nekoliko glavnih dijelova tijela, zaključak, dodatak i odjeljak s referencama.
Pisanje izvješća
Pomoću svog nacrta vodite vas, počnite pisanjem prvog nacrta sveobuhvatnog izvješća. Počnite s uvodom koji će čitateljima reći što će pročitati i objasniti glavne točke koje će biti iznesene u izvješću. Nakon uvoda dodajte nekoliko odlomaka ili određene odjeljke koji se odnose na ključne točke vašeg izvješća. Na kraju izvješća napišite zaključak koji sažima izvješće. Zaključak bi trebao objediniti sve glavne točke koje ste naveli u izvješću. Može sadržavati vaše preporuke ili mišljenja o dotičnoj temi.
Sažetak
Kada napišete svoje izvješće, korisno je napisati sažetak. Sastoji se od nekoliko odlomaka koji sumiraju cjelokupno izvješće. Sažetak bi trebao dati čitatelju sažeti pregled sveobuhvatnog izvješća kako bi mogli izabrati najvažnije. Ovaj dio rada često je koristan za zaposlene rukovoditelje koji žele pregledati izvješće kako bi dobili razumijevanje o čemu se radi. Jedan kratak primjer sažetka može biti:
Primjer:
Digitalne košulje, Inc nudi high-end ugovoriti košulje opremljene s vlasnički algoritam. Naše trgovine nalaze se u nekim od najljepših trgovačkih centara u zemlji, gotovo isključivo u susjedstvima s višim prihodima. Naši prodajni timovi su dobro obučeni da stvore iskustvo za kupovinu majica za svakog kupca.
Ovo izvješće je naručeno kako bi opisalo detalje predloženog novog krila tvrtke.
Oslanjajući se na brojke iz proteklih pet godina, izvješće pokazuje da je dohodak postao stagnirajući, dok drugi high-end trgovci bilježe porast. Nakon opsežnog istraživanja, istražni odjel je utvrdio da je svaka tvrtka s prijavljenim porastom prihoda također imala porast u digitalnom sadržaju koji ih je povezivao sa svojim klijentima.
Istraživanje i razvoj utvrdilo je da bi digitalna oprema koja je dizajnirana kako bi svakoj majici pružila savršeno pristajanje bez opsežnih osobnih posjeta stvorila značajan porast prihoda. Ovo izvješće detaljnije opisuje kako će se aplikacija koristiti, količina provedenih istraživanja i projicirane rezultate usvajanja ove tehnologije.
Preporučuje se da sve trgovine počnu inkorporirati novu digitalnu tehnologiju za ugradnju i da bi trening i marketinški materijali trebali biti stvoreni na vrijeme kako bi se iskoristile nadolazeće blagdane.
Popratni dokumenti su korisni
Navedite izvor svih grafikona, tablica ili slika koje ste koristili u izvješću u dodatku i dodajte izvore istraživanja na stranicu s referencama. Ti popratni dokumenti pridonose vašoj argumentaciji.
Proces uređivanja
Nakon što se prvi nacrt dovrši, vratite se kroz sveobuhvatno izvješće kako biste napravili promjene i dopune koje smatrate prikladnim. Možete završiti s nekoliko nacrta do kraja procesa pisanja. Tijekom pisanja, imajte na umu svoju ciljanu publiku. Vrsta jezika koji koristite ovisit će o tome tko će čitati sveobuhvatno izvješće. Na primjer, ako pišete za stručnjaka u tom području, možete uključiti složene pojmove specifične za određenu industriju. Ali ako pišete za laika, izbjegavajte korištenje žargona i zbunjujućih akronima. U nekim slučajevima može biti smisleno napisati drugačije sveobuhvatno izvješće za svaku skupinu dionika.
Nakon što završite s pisanjem
Nakon što završite s procesom pisanja, važno je nekoliko puta provjeriti svoj rad, izvršiti ispravke po potrebi. Prije nego što sveobuhvatno izvješće pošaljete ciljanoj publici, razmislite o tome da zamolite člana komunikacijskog odjela vaše tvrtke da izvrši lekturu i uređivanje dokumenta. Ovaj je korak ključan ako će javnost u budućnosti čitati sveobuhvatno izvješće.
Točnost, pravilna gramatika i pravopis su ključni, pogotovo ako će izvješće pročitati menadžeri više razine u vašoj tvrtki. Iako vaš rad neće biti pročitan od strane svakog člana korporativnog ureda tvrtke, veliko sveobuhvatno izvješće može samo učiniti da izgledate bolje kada se promovira vrijeme za promociju.
