Pismo obveze je službeni sporazum kojim se osigurava materijalna podrška poslovnoj, neprofitnoj ili istraživačkoj organizaciji. Pisma predanosti u poslovnom svijetu obično opisuju obećanja za financiranje ili zajmove, dok se onima koji su namijenjeni neprofitnim organizacijama općenito navode obveze suradnje, partnerstva ili drugih oblika materijalne podrške. Bez obzira na to obvezujete li se na financiranje tvrtke ili podupirete neprofitnu zajednicu, morate se pobrinuti da vaše pismo posvećenosti - kao i svaka ozbiljna poslovna korespondencija - bude sažet, jasan i diplomatski.
Pregledajte svoje podatke. Vaše pismo obveze će naznačiti sve prethodno dogovorene detalje vaše potpore (kao što su iznosi novca za posuđivanje, rasporedi i planovi za nepredviđene situacije), stoga budite sigurni da su sve relevantne informacije aktualne. Vaše pismo treba sadržavati samo termine koji su već dogovoreni s obje strane. Nemojte koristiti pismo za dodavanje ili izmjenu odredbi ili uvjeta.
Odredite osnovne uvjete vašeg ugovora. Otvaranjem Vašeg pisma trebate identificirati vas i sve ostale strane uključene u sporazum, kao i osnovne uvjete i ciljeve vaše obveze. Ako uplaćujete sredstva za projekt ili tvrtku, navedite iznose. Ako se obvezujete na drugu vrstu podrške ili suradnje, ukratko opišite vrstu podrške koju ćete pružiti.
Objasnite svoje uloge i odgovornosti u sporazumu. Budi precizan. Recite točno što je vaša uloga i opišite svoj raspon odgovornosti. Ako osiguravate sredstva, opišite rasporede plaćanja kao i planove za nepredviđene situacije u slučaju da ne možete ispuniti svoje obveze. Ako dovršavate predanost neprofitnoj ili istraživačkoj suradnji, opišite svoje točne odgovornosti (kao što su usluge ili objekti koje namjeravate pružiti) i ulogu koju ćete vi ili vaša organizacija odigrati u suradnji.
Držite pismo čisto i koncizno. Neki izvori sugeriraju da su komercijalna pisma namjere ograničena na jednu stranicu. U nekim slučajevima, učinkovita pisma mogu biti kratka kao jedan paragraf.
Budite srdačni. Ako pišete pismo o predanosti neprofitnoj organizaciji, imajte na umu da vaše pismo mogu vidjeti i druge agencije koje podržavaju ili nadziru tu organizaciju, stoga svakako navedite razloge zbog kojih želite raditi s tom grupom.Navedite i prethodnu suradnju s grupom. To će ojačati vaš imidž, i vaš imidž vaših suradnika, u očima drugih pristalica neprofitne organizacije, kao što su subjekti koji doniraju donacije.
