Politika obračuna plaća opisuje proces obračuna plaća jer se odnosi na administraciju plaća, mjerenje vremena, rasporede plaća i načine plaćanja. Dokumentirane procedure osiguravaju jasan i definiran proces odobravanja, učinkovite aktivnosti na plaći, dostupnost obrazaca i odgovarajuće kontrole. Organizacija s uspostavljenom politikom i postupcima za obračun plaća može osigurati zaposlenicima točne i pravovremene isplate plaća i plaća.
Značaj
Platni spisak je jedan od najvećih troškova u bilo kojoj organizaciji. Politika plaća uspostavlja interne provjere i ravnoteže za kontrolu i zaštitu tih troškova. Smanjuje učestalost pogrešaka i mogućnost prijevare. U velikim tvrtkama proces obračuna plaća uključuje mnogo vremena i resursa. Postupci za obračun plaća stvaraju učinkovitost u smislu prikupljanja podataka, obrade dokumenata, unosa podataka, plaćanja i vođenja evidencije. Uključujući automatizaciju i napredak u tehnologiji sustava, postupci mogu biti isplativi i uštedjeti novac tvrtke.
Svrha
Politika isplate plaća jamči da će zaposlenici uvijek dobiti ispravnu plaću u pravo vrijeme. Osigurava da se tvrtka pridržava saveznih, državnih i lokalnih zakona, posebno onih koji se odnose na poreze, Medicare, socijalnu sigurnost i poštene radne standarde. Usklađenost sa zakonodavstvom pomoći će tvrtki da izbjegne plaćanje kazni. Postupci za obračun plaća također podržavaju provedbu uspostavljenih struktura i sustava naknada, proračuna odjela i kolektivnih ugovora.
Značajke
Politika obračuna plaća definira odgovornosti i odgovornosti osoblja plaća i menadžera. Budući da platni spisak uključuje povjerljive informacije, politika mora odrediti razine pristupa i razine sigurnosti. Također identificira obuku koju zahtijevaju različite skupine zaposlenika. Procesi obračuna plaća detaljno opisuju proces od kada je zaposlenik zaposlen. One uključuju aktivnosti na plaći i obrasce potrebne za obradu novih zaposlenika, promjene u zapošljavanju, ažuriranje informacija, posebne isplate, odbitke, izvještavanje o vremenu i prekid.
Razmatranja
Kako bi se rizik od prijevare sveo na najmanju moguću mjeru, politika plaća mora sadržavati interne kontrole. Jedan oblik kontrole je razdvajanje dužnosti. Na primjer, ako postoje dva zaposlenika koji su uključeni u obradu plaća, jedan bi pripremio dokumente o plaćama, a drugi bi odobrio i odobrio. Tijelo koje je odobrilo mora pregledati sve podatke o plaćama i dopustima. Druga grupa ili odjel, kao što je računovodstvo, može provjeravati platne transakcije. Postupci za obračun plaća moraju također štititi povjerljivost informacija o platnim listama, osiguravajući da samo ovlaštene osobe imaju pristup njima.
odgovornosti
Odjel za obračun plaća je odgovoran za upravljanje radnim tijekovima plaća kako bi se osigurala učinkovita i pravovremena obrada plaća. Utvrđuje rasporede plaća i rokove za podnošenje isplata. Osoblje za obračun plaća dodjeljuje i kontrolira pristup informacijama u platnom sustavu. Unose podatke u sustav i po potrebi unose promjene. Menadžeri moraju osigurati ispunjavanje i prosljeđivanje potrebnih isplata u određenim vremenskim rokovima. Zaposlenici su odgovorni za pregled plaćanja i odbitaka i savjetovanje odjela za obračun plaća o svim odstupanjima. Također bi trebali ažurirati svoje podatke.
