Da bi komunikacija bila učinkovita, trebala bi sadržavati sedam ključnih elemenata. Komunikacija se obrađuje usmeno ili pismeno. Publika se može sastojati od jedne osobe ili tisuće. Kada želite učinkovito komunicirati poruku nekome ili grupi ljudi, bilo da se govori ili piše, uključite te elemente u svoju poruku.
Struktura
Komunikacijski proces treba sadržavati dobru strukturu. Ovaj element komunikacije sastoji se od stvaranja otvora, tijela i zatvaranja govora i pisama. Otvaranje obavještava publiku o temi, tijelo joj objašnjava i zatvara sve to zajedno.
Jasnoća
Drugi element u komunikacijskom procesu je jasnoća. Poruka koju govornik daje mora biti jasna, omogućujući publici da razumije temu i njezinu svrhu.
Dosljednost
Dosljednost je također važan element u komunikaciji. Osoba koja prenosi poruku mora osigurati da ne sadrži nedosljednosti koje bi izazvale zabunu slušatelja.
Srednji
Medij se odnosi na način na koji se poruka prenosi. Poruke se prenose na mnogo načina, uključujući pisma, telefonske pozive, dopise, govore, glasovne poruke i televizijske emisije. Odabir pravog medija za komunikaciju je od vitalnog značaja i treba ga odabrati prema proračunu i svrsi. Prilikom odabira medija odredite najbolji i najisplativiji način da svoju poruku prenesete.
Relevantnost
Drugi važan aspekt komunikacije je relevantnost. Utvrdite je li poruka koju dajete relevantna za publiku koja je prima. Ako se radi o financijskoj statistici, osigurajte da će publika razumjeti omjere i podatke koje predstavljate.
Primat i trenutak
Publika ne razumije uvijek cijelu poruku, već se može sjetiti pojedinosti samo od početka i završetka govora ili razgovora. Ovaj se koncept naziva "primat i aktualnost". Prilikom komuniciranja poruke, imajte na umu taj element. Ponudite najvažnije pojedinosti koje želite da publika shvati na početku i na kraju poruke.
Psihološko pravilo sedam plus ili minus dva
Prema Lee Hopkinsu, autoru poslovne komunikacije, psiholozi vjeruju da ljudi zadržavaju informacije u svojim mozgovima u klasterima. Zbog toga je stvoreno ovo pravilo i navodi se da u svakom trenutku ljudi mogu zapamtiti samo između pet i devet informacija odjednom. To se izračunava tako da se počne s sedam i doda ili oduzme dva.
