Mnoge tvrtke koje nisu u gotovini nose u svojim knjigama potraživanja. To su iznosi koje kupci duguju tvrtki i obično se priznaju kao prihodi u računu dobiti i gubitka. Ovaj proces može biti izazovan i često se prima novac koji se ne može odmah primijeniti na račun klijenta. Postupci u ovom području određuju tehnike kojima će ovaj posao biti pojednostavljen i manje vremena.
Postupak 1: Depozitni fondovi
Uplatite sve čekove i primljene gotovine, čak i ako se ne mogu identificirati s klijentima u sustavu potraživanja. Obradite plaćanje kreditnim karticama odmah. U potvrdi o depozitu možete zabilježiti neidentificiranu provjeru kako biste dokumentirali situaciju. Kopije uplatnica obično su dostupne online, ali ne i stavke depozita. Napravite kopije stavki koje se ne mogu odmah identificirati i pohranite ih po datumu primitka.
Postupak 2: Istraživanje
Podignite datoteku s najstarijim stavkama i najprije radite na njima. Pokušajte pronaći slična imena u sustavu; ime korisnika moglo je biti pogrešno napisano. Možete pretražiti sve otvorene dostavnice koje odgovaraju iznosu plaćanja ili neki drugi detalj plaćanja. Neki računovodstveni odjeli imaju datoteke o neidentificiranim stavkama koje su riješene tako da ako primite još jednu provjeru od istog kupca, ne morate gubiti vrijeme s identifikacijskim problemima.
Postupak 3: Kontaktirajte odjel prodaje
Obratite se zaposlenicima prodajnog odjela i raspitajte se o plaćanjima koja se ne mogu uskladiti u sustavu. Budući da potraživanja potječu s prodajnog odjela, prodavači će se vjerojatno sjetiti prodaje i moći će vam pružiti neke korisne informacije.Novac bi mogao biti za predujam na prodaju koji još nije priznat i, ako je to slučaj, odjel prodaje mora stvoriti potraživanje u sustavu. Ako saznate da su sredstva primljena za prodaju koja nije povezana s odjelom prodaje, o tome obavijestite uključeni odjel i voditelja računovodstva.
Postupak 4: Posebni račun
Stvorite poseban račun glavne knjige koji će se koristiti za neidentificirana potraživanja. Ovaj se račun često stvara kao obveza s kreditnim saldom. Kada primite nepoznatu uplatu, zadužujete novac i kreditirate neidentificirani račun potraživanja. Nakon što utvrdite na kojeg klijenta želite primijeniti novac, možete obrnuti unos dnevnika i unijeti podatke u modul za primanje. Alternativno, možete upotrijebiti kreditnu potvrdu za kreditiranje potraživanja i poništiti obvezu.
Postupak 5: Obratite se klijentu
Ako se potraživanje ne može pronaći u odjelu prodaje, sljedeći korak je kontaktirati kupca i pokušati dobiti pojedinosti o prodaji. Ponekad vlasnik male tvrtke može koristiti svoje ime za prodaju, ali plaća poslovnim čekom, koji se ne može uskladiti s bilo kojim računom. Ako telefonski broj nije na čeku, možda ćete morati koristiti internet kako biste pronašli podatke za kontakt. Budite sigurni da imate pred sobom ček ili kopiju čeka kada razgovarate s klijentom kako biste mogli dati što više informacija.
Postupak 6: Novo potraživanje
Ako nakon razumnog vremena još uvijek ne možete pronaći klijenta u vašem sustavu, zatražite od kontrolora dozvolu za stvaranje novog potraživanja u sustavu, dodajte napomenu o situaciji i primijenite ček na ovaj novi račun. Ovisno o iznosu čeka, nije vrijedno potrošiti više od sat vremena ili pokušavajući primijeniti sredstva na odgovarajući račun. Ako imate previše tih stavki, sastajte se s osobljem prodajnog odjela da biste utvrdili što se krije iza ovog problema i pokušajte ga ispraviti.
