Porezne i obavezne koristi od uključivanja Vašeg poslovanja uravnotežene su većim zakonskim zahtjevima. Morate voditi svoje poslovanje prema državnim i saveznim zahtjevima za korporativno ponašanje. Jedan od uvjeta je da održavate godišnji sastanak dioničara, čak i ako ste jedini vlasnik. Također morate voditi zapisnike o tome što se dogodilo na sastanku.
Neka bude jednostavno
Održavanje zapisnika sa sastanka je zakonski zahtjev, ali je i korisno. Zapisnici potvrđuju da ste ispunili uvjete za pravni sastanak i dostavili zapisnik o odlukama, glasovima i poduzetim mjerama. Ne morate uključiti svaki detalj: ono što je važno je rezultat glasovanja, a ne svaka točka rasprave. Morate dobiti sve činjenice kako treba. Nakon što se zapisnici upišu, od svih koji su bili prisutni treba zatražiti da potpišu svoju točnost. To štiti tvrtku ako netko kasnije ospori odluku. Držite jezik običnim i formalnim, tako da nema pitanja kako protumačiti zapisnike.
Obavijest
S korporacija, čak i jedna osoba, mora imati podzakonske akte. Podzakonski akti određuju datum za godišnju skupštinu dioničara, ali još uvijek morate unaprijed obavijestiti dioničare. Obavijest uključuje datum, vrijeme i mjesto te popis svih radnji koje želite poduzeti i sve kandidate za položaje u odboru. Kada podnesete zapisnik, priložite kopiju obavijesti o obavijesti. Ako je netko zakasnio, zamolite je da potpiše odricanje od obavijesti. Pričvrstite i na zapisnik.
Sudjelovanje
U zapisniku treba navesti sve koji su prisustvovali sastanku - sve dioničare i svakog direktora. Ako je Vašim statutom određen kvorum - minimalni broj sudionika - popis pokazuje da ste ispunili kvorum tako da su glasovi bili pravno obvezujući. Ako podzakonski akti ne određuju kvorum, primjenjuju se državna pravila. Pravila mogu biti samo da imate većinu dioničara s pravom glasa ili određeni dio - jedna trećina njih u Delawareu, na primjer - ili vaša stanje ne može postaviti minimum. Ako ste jedini vlasnik, 100 posto dioničara je uvijek prisutno.
Poduzete radnje
Tipični godišnji sastanak uključuje izvješće o korporativnim financijama i glasovanje za upravni odbor. Zapisnik treba sadržavati popis kandidata i glasove svakog kandidata. Ako korporacija S želi odluke dioničara o drugim pitanjima, u zapisniku treba navesti pitanje i broj glasova. Sve godišnje zapisnike treba pohraniti u datoteku ili "knjigu minuta", tako da imate dostupne reference ako bilo tko postavlja pitanja o tome kako su sastanci provedeni.
