Godišnja skupština (sastanak) je sastanak s članovima uprave, dioničarima, investitorima i višim rukovodstvom kako bi se pregledali fiskalni podaci i pokrile ključne odluke i promjene napravljene tijekom prethodne godine. Zapisnici Glavnog tajnika skupštine sastavljaju se kao zapisnik sastanka i sadrže posebne pojedinosti o svim važnijim odlukama donesenim na sastanku i bilješkama o izabranim službenicima. Zapisnik je obično priložen dodatku izvješća o kojima se raspravlja ili prezentira tijekom sastanka.
Upišite naziv svoje organizacije, a zatim "Zapisnik o godišnjem sastanku". Zatim upišite datum i vrijeme početka sastanka i mjesto sastanka. Mjesto mora sadržavati naziv dvorane za sastanke i mjesto održavanja sastanka.
Napišite Preambulu. Upotrijebite rimski broj "I", nakon čega slijedi pojam PREAMBULA za upoznavanje sudionika. Navedite sve članove koji prisustvuju sastanku, počevši s predsjednikom. Zatim navedite prisutne potpredsjednika, blagajnika, tajnika i izvršnih članova. Za ovo poglavlje mogu se koristiti puna imena ili prva početna i prezimena.
Navedite promatrače i isprike. Ako su prisutni prisutni koji nisu službenici ili članovi povjerenstva, oni mogu biti navedeni kao promatrači ili kao isprika. Ako nitko ne spada u neku od kategorija, označite "Nil" za svaku od njih.
Uvesti zapisnik s prethodnog sastanka. Za ovaj dio upotrijebite rimski broj "II" i MINUTE PRETHODNOG SASTANKA. Navedite sve prijedloge koji su premješteni, upućeni i preneseni na ovaj sastanak.
Predstavite izvješća sa sastanka. Započnite ovaj odjeljak koristeći rimski broj "III" i zatim IZVJEŠĆA. Navedite izvješća pojedinačno kao dodatke.
Snimite proces izbora. Koristite rimski broj "IV" za označavanje izbora za službenike koji se vraćaju, predsjednika, potpredsjednika, tajnika, blagajnika i drugih izabranih dužnosnika. Za svakog kandidata trebate uključiti: imenovanu osobu; koga su nominirali; koji je dodijelio kandidaturu; i je li kandidat odbio ili prihvatio nominaciju. Izabrani službenik će biti označen kao takav unutar zapisnika.
Snimite izbore za javne službenike. Ako birate javne službenike, morat ćete navesti ime kandidata i osobe koje su imenovale i dodijelile službenika.
Navedite sve prijedloge donesene ili predstavljene na sastanku. Prijedlog je glasovanje za ili protiv određene politike ili odluke, a može se predstaviti tijekom sastanka. Navedite bilo koju od tih rasprava u zapisniku i navedite je li prijedlog usvojen ili odbačen.
Snimite stavke "Ostale tvrtke". Pod rimskim brojem "V" navedite i sažmite sve rasprave ili događaje koji su se dogodili na sastanku izvan izbora i upoznavanja. Popis s grafičkim oznakama ili 2 do 3 rečenice o svakoj stavci obično je dovoljno za pregled na sljedećem sastanku.
Navedite podatke o dodatku i financijske podatke. U posljednjem odjeljku zapisnika Glavne skupštine potrebno je navesti ranije navedene priloge u zapisnicima i završiti sa sažetkom financijskih podataka koje je osigurao blagajnik.
Savjet
-
Glavna skupština se obično održava svake godine kako bi informirala članove o aktivnostima iz prethodne godine i izabrala službenike i javne službenike za narednu godinu. Kopije zapisnika Glavne skupštine mogu se podijeliti svim sudionicima ubrzo nakon sastanka. Tajnik će možda morati dostaviti kopiju zapisnika Glavne skupštine na sljedećem sastanku na uvid.
