Zapisnik je detaljan zapis sastanka. U zapisniku se bilježe teme razgovora, potrebne akcije i donesene odluke. Zapisnik osigurava službenu evidenciju sastanka, kao i dokumentiranje tko je bio na sastanku i tko je odsutan. Obično je jedna osoba izabrana da vodi zapisnik, obično tajnik ili blagajnik. Ako vam je dana prilika da vodite zapisnik za sastanak, imajte na umu neke stvari kako biste ih profesionalno snimili.
Stavke koje su vam potrebne
-
Olovka ili olovka
-
bilježnica
-
Uređaj za snimanje
-
Računalo
Zabilježite vrijeme, datum i mjesto sastanka na vrhu stranice u bilježnici.
Koristite uređaj za snimanje koji možete kasnije reproducirati kako bi vam pomogao u pisanju svih minuta.
Navedite imena sudionika. Također napišite imena ljudi za koje se očekivalo da će biti na sastanku, ali su odsutni. Od vas se može tražiti da navedete čije je odsustvo opravdano. Ako je tako, u zagradama pored imena osobe možete zabilježiti "opravdanje".
Slijedite zajedno s dnevnim redom sastanka. Glavni sudionici obično primaju dnevni red prije sastanka, a to će vam pomoći da zabilježite svaku raspravljenu temu u red.
Zabilježite glavne točke za svaku temu na dnevnom redu. U zapisniku treba navesti sve odluke koje su donesene ili koje su potrebne za svaku točku dnevnog reda.
U bilo koju točku dnevnog reda dodajte riječ "Akcija" koja ima potrebnu radnju od člana odbora ili sudionika. Kada upišete svoje bilješke, napravite riječ "akcija" podebljano i kurzivom, i stavite je na vlastitu liniju; to olakšava pronalaženje i pomaže pratiti tko bi trebao učiniti što.
Napišite ili upišite bilo koju "drugu tvrtku" kako biste označili sve teme o kojima se raspravljalo, osim onih koje su na dnevnom redu i označite tko je odgovoran za iznošenje tih stavki na sastanku.
U zapisniku navedite dogovoreno vrijeme, datum i mjesto sljedećeg sastanka.
Odjavite svoje minute. U posljednjem retku vaših zapisanih minuta treba navesti vaše ime i naslov, a iza toga slijedi izraz "Zapisano zapisima".
Savjet
-
Provjerite je li uređaj za snimanje priključen, potpuno napunjen ili ima dodatne baterije.
