Tijekom napornog radnog dana, važnim se pojedinostima može lako izgubiti ili zaboraviti. Pažljivo vođenje evidencije je imperativ - osobito tijekom poslovnih sastanaka. Zapisnik služi kao službeni zapisnik sastanka. Trebali bi opisati tko je bio prisutan tijekom sastanka, što se raspravljalo i što je odlučeno. Ako budu pažljivo pripremljeni, oni mogu biti jedna od najučinkovitijih metoda za informiranje svih i na istoj stranici o prošlim, sadašnjim i budućim poslovnim odlukama.
Stavke koje su vam potrebne
-
Dnevni red sjednice
-
Primijetite stavke ili program za obradu teksta
Zabilježite datum, vrijeme i mjesto sastanka.
Navedite, prema redoslijedu, sve prisutne.
Navedite je li prisutan kvorum, ako je potrebno. Nije svaki sastanak potreban za kvorum ili minimalni broj sudionika kako bi sastanak bio valjan. Međutim, ako je potreban i prisutan kvorum, to znači da su poslovne odluke donesene tijekom sastanka valjane i provedive. Bez kvoruma, poduzeće ne može djelovati.
Opišite postupak u kronološkom redoslijedu. Započnite tako što ćete primijetiti kada je sastanak pozvan po nalogu i od koga.
Zabilježite ime svake osobe koja pokreće temu i napišite najvažnije pojedinosti o raspravi.
Zapišite imena ljudi koji se slažu ili ne slažu s onim o čemu se raspravlja i koncizno navedite prirodu sporazuma ili neslaganja.
Završite svaki dio sastanka sa sažetkom konačne odluke.
Nastavite ponavljati korake od 5 do 7 dok se sastanak ne završi.
Zapišite formalni pregled sastanka na temelju vaših bilješki. Koristite memorandum tvrtke i pošaljite konačni primjerak svakoj osobi koja je prisutna.
Savjet
-
Upotrijebite dnevni red sastanka kao nacrt za minute sastanka. Dnevni red obično opisuje glavne teme sastanka. Upotreba dnevnog reda kao nacrta pomaže vam da organizirate svoje minute.
Iako tehnologija može ponuditi određenu uštedu vremena, Neal Hartman, viši predavač u menadžerskoj komunikaciji na MIT-ovoj školi za upravljanje Sloan, predlaže u kolumni na Forbesovoj web stranici da zabranite tehnologiju na sastancima kako bi svi bili usredotočeni. Ako se odlučite za korištenje tehnologije koja će vam pomoći da uhvatite minute, razmislite o primjeni softvera koji ne ometa pristup koji privremeno blokira pristup e-pošti, internetu ili drugim programima, osim jednostavnog programiranja za obradu teksta.
