Kontroliranje gotovine u vašem poslovanju uključuje vrijedno knjigovodstvo i sigurnost. S druge strane, prema američkoj administraciji za mala poduzeća, gotovinske transakcije manje su podložne prijevarama, naknadama, vremenima čekanja i pogreškama u plaćanju. Na downside, gotovina nije dobro kontrolira može privući veći nadzor iz IRS i kazneno napast od zaposlenika i drugih. Primjena nekoliko metoda unutarnje kontrole gotovine može pomoći u smanjenju rizika.
Vetting Employees
Kontrola gotovine započinje s ljudima. Zaposlenici koji upravljaju gotovinom - ili novčanim ekvivalentima, uključujući čekove i potvrde o kreditnim karticama - trebaju biti temeljito provjereni. Provjere kaznene evidencije, provjera droga i provjera prethodnog zaposlenja mogu biti dio procesa provjere. Prema izvješću časopisa Journal of Management and Marketing Research o utjecaju kriminala na poslovanje, „provjere u pozadini trebaju uključivati i izvješće o kreditnoj povijesti, budući da neki zaposlenici mogu pribjeći sredstvima za pronevjeru tvrtke kada financijski pritisci od ovisnosti o drogama, preljuba, kockanja ili medicinskih troškova činiti se nepremostivim."
Dokumentiranje transakcija
Održavanje računa gotovinskih transakcija omogućuje točno knjigovodstvo i ispunjavanje porezne obveze stvaranjem onoga što US Department of Commerce naziva "nepobitnim revizijskim tragom". Numerirane, dvodijelne potvrde su idealne jer vam omogućuju da date jedan primjerak računa klijentu i zadržite drugu kopiju za svoju evidenciju. Redovito prebrojavanje blagajne može pomoći u osiguravanju točnosti. Ispisni kalkulatori i knjižice s računima mogu također biti korisne u dokumentiranju gotovinskih transakcija.
Dužnosti razdvajanja
Dio unutarnje kontrole gotovine stavlja više od jedne osobe zadužene za reviziju gotovinskih transakcija. Pravila Yale Sveučilišta za razdvajanje dužnosti zahtijevaju da ni jedna osoba ne bude isključivo zadužena za rukovanje početnim gotovinskim transakcijama, vođenje evidencije, usklađivanje stanja, prijevoz ili polaganje gotovog novca i odobravanje knjigovodstva. Prema Sveučilištu Yale, "Kada se te funkcije ne mogu razdvojiti, potrebno je detaljno nadzirati povezane aktivnosti kao kompenzacijsku kontrolnu aktivnost."
Osiguranje gotovine
Instaliranje videokamera i korištenje sefova za pohranu gotovog novca su metode zaštite gotovine na mjestima gdje se odvijaju transakcije. Dodjeljivanje jednog zaposlenika i jednog supervizora za upravljanje sigurnim poslovanjem ili izradom bankovnih depozita metoda je koja pomaže u zaštiti novca prije i tijekom tranzita. Usklađivanje novčanih primitaka s evidencijama o bankovnim depozitima na dnevnoj bazi i provođenje mjesečnih pregleda ukupnog knjigovodstva vaše tvrtke je način na koji možete pažljivo pratiti interne evidencije o gotovini i sprječavati probleme s poreznom upravom.
IRS Savjet
Prema poreznoj upravi, “Ako u razdoblju od 12 mjeseci od kupca primite više od 10.000 USD u gotovini kao rezultat transakcije u vašoj trgovini ili tvrtki, morate to prijaviti Poreznoj upravi (IRS) i Mreža za provedbu financijskih zločina (FinCEN) na obrascu 8300. “Tvrtke imaju 15 dana od datuma primitka pojedinačne gotovinske transakcije od 10.000 USD ili više da bi podnijele Obrazac 8300 s poreznom upravom.
