Prvi dojmovi se računaju, tako da je bolje napraviti dobar, posebno kada tražite poslovni sastanak. Bez obzira planirate li pisati potencijalnom poslovnom partneru, državnom službeniku ili klijentu, vaš izbor riječi može napraviti razliku. Loše napisano pismo zahtjeva za imenovanje može utjecati na vašu sliku - i vaš brand. Osim toga, može uništiti vaše šanse za dobivanje pozitivnog odgovora.
Koristite odgovarajući redak predmeta
Kada pošaljete pismo s zahtjevom za sastanak, provjerite je li u redu retka istaknuta vaša namjera da upoznate primatelja. Držite ga kratko i jednostavno. Evo nekoliko primjera:
- Zahtjev za sastanak
- Zahtjev za zakazivanje sastanka
- Pismo zahtjeva za sastanak
- Zahtjev za susret u (dan u tjednu)
- Zakazivanje sastanka
Ovisno o Vašim postavkama, možete postaviti naslov teme iznad ili ispod adrese primatelja. Ako želite kontaktirati primatelja na mreži, možete koristiti isti naslov za vašu e-poštu i pismo.
Predstavi se
Započnite pismo tako što ćete se predstaviti. U slučaju da ste primili primatelja u nekom trenutku, svakako ga spomenite. Navedite kratak opis svoje organizacije ili njezine misije ako je potrebno. Na primjer, možete reći nešto poput:
Poštovani predstavniče (prezime)
Moje ime je (vaše ime) i kontaktiram vas u ime (naziv tvrtke). Imamo zajednički interes … i želio bih raspraviti više.
Ako imate preporuku, možete početi s: (Ime preporuke) spomenuli ste da ste zainteresirani za više informacija o našim proizvodima i uslugama. Želim vas pozvati da više razgovarate u našem uredu (datum i vrijeme).
Navedite svrhu sastanka
Neka primatelj zna što može očekivati od sastanka, uključujući i koliko će to trajati. Navedite grubi raspored i pokrijte glavne točke. Na primjer, možete reći:
Unaprijed zahvaljujemo na razmatranju ovog zahtjeva. Bio bih vam zahvalan kada bih se susreo s vama i razgovarali o tome kako bismo mogli udružiti snage u budućim projektima.
Naš sastanak će obuhvatiti kratak pregled naše tehnologije i resursa kao i neke primjere našeg rada na ovom području. Također smo zainteresirani za raspravu o potencijalnoj suradnji koja bi bila obostrano korisna za obje strane.
Pokušajte objasniti što tražite i zašto uopće tražite ovaj sastanak. Predložite dva ili tri datuma i vremena i onda ljubazno zamolite primatelje da potvrde njihovu dostupnost.
Vaše pismo može reći nešto poput:
Predložite datum i vrijeme, što je prema vašem rasporedu.
Jeste li dostupni na datum i vrijeme? Ako ne, kontaktirajte nas na (broj telefona) ili (adresu e-pošte) kako biste zakazali vrijeme sastanka.
Uskoro ćemo pratiti potvrdu primitka ovog pisma i postaviti dan i vrijeme koje vam odgovaraju.
Koristite odgovarajući format
Poslovna pisma imaju određeni format. Upišite svoje ime i adresu u gornjem desnom kutu stranice. Upišite kontaktne podatke primatelja u lijevom kutu stranice ili ispod adrese.
Ostavite široke margine i upotrijebite praznu oznaku ako je moguće. Držite slovo kratko i do točke; idealno, ne bi smjelo prelaziti jednu stranicu. Koristite formalni pozdrav, kao što je "Poštovani gospodine (ime primatelja). "Ako ne znate točan naziv primatelja, možete ga koristiti "Poštovani gospodine." Završite s "S poštovanjem", "S poštovanjem" "S poštovanjem" ili druga službena zatvaranja, nakon čega slijedi vaše ime.
Pismo za zahtjev za imenovanje mora biti jasno i sažeto. Izrežite beskorisne riječi i nepotrebne informacije. Upotrijebite lako čitljiv font poput Times New Roman ili Arial. Ne zaboravite da pročitate pismo prije slanja.
