Mjesečna izvješća su vrijedna kao zapis događaja i rezultata u odjelu i kao doprinos poslovanju u cjelini. U obrazovanju oni također pružaju korisne informacije iz različitih odjela o napretku i rezultatima. Oni su zapis koji se može usporediti s većim dokumentima kako bi se pružio cjelokupni pregled za tvrtku ili fakultet.
Napišite uvod o predmetu i navedite zašto tražite podnošenje mjesečnih izvješća. Pokažite dobre razloge zašto su oni potrebni i doprinos koji će oni dati poslovanju, koledžu ili sveučilištu u cjelini.
Opišite koristi za primatelje, jer će većina ljudi to smatrati dodatnim radom. Mjesečno izvješće može biti prilika da se pohvale i pokažu gdje su stvari išle dobro. To također može biti prilika da se spomene područja u kojima je potrebna podrška ili nešto što je potrebno za praćenje. To može biti i izvješće o napretku određenog projekta. Istaknite važnost izvješća za planiranje i fokusiranje pojedinca na napore njegovog ili njegovog odjela.
Navedite datume i rokove za godinu u kojoj će se zahtijevati mjesečna izvješća. Naglasite zašto moraju biti na vrijeme, jer su uglavnom doprinos većem izvješću i to se može odgoditi ako se mjesečna izvješća odgađaju.
Ako je moguće, pošaljite predložak koji sadrži glavne točke koje želite obuhvatiti mjesečnim izvješćem. To ispitanicima olakšava ispunjavanje i uštedu vremena svakog mjeseca. Mogu promijeniti obrazac gdje je to potrebno. Alternativno, u pismu navedite smjernice za pomoć piscima izvješća. Različiti će odjeli pružati različite informacije - na primjer, neke financijske i neke prodaje - pa će možda biti potrebni različiti obrasci. Zatražite od pisca izvješća popis kategorija na zasebnim listovima.
Podijelite svaki dio slova u paragrafe. Navedite razloge zbog kojih se mjesečno izvješće traži u prvom stavku. Opišite koristi za primatelje u drugoj. Navedite datume i rokove u trećem stavku ili navedite poseban popis s datumima. Navedite predložak ili smjernice u četvrtom stavku. U posljednji odlomak uključite priznanje za pomoć primatelja. Budite koncizni i ugodni.
Savjet
-
Pisanje poslovnog pisma zahtijeva određene formalnosti. Ako pokrenete pismo s nečijim imenom, to bi trebalo završiti "S poštovanjem". Ako počnete s "Poštovani gospodine" ili "Gospođo", to bi trebalo završiti "S poštovanjem". Ispod pozdravnog teksta trebala bi biti referenca ili linija detalja predmeta, u ovom slučaju "Mjesečna izvješća".
Upozorenje
Napišite pismo kao zahtjev, ali budite odlučni da će izvješća biti potrebna svakog mjeseca.
