Jasne, dobro napisane politike i procedure osiguravaju da svakodnevno poslovanje odražava vašu dugoročnu poslovnu viziju i misiju. Oni također stvaraju okvir za donošenje dosljednih i pravednih odluka te rade na zaštiti zakonskih interesa vašeg poslovanja. Proces usvajanja, koji se obično sastoji od pregleda, testiranja, modificiranja i ratifikacije, ključan je za osiguravanje da politike i postupci povećavaju, a ne ometaju vjerojatnost ispunjavanja tih ciljeva.
Pregledajte nacrte pravila i procedura
Faza usvajanja, koja je treća faza životnog ciklusa politika i procedura, započinje temeljitim pregledom. U mnogim poduzećima, upravljački tim provodi početni pregled prije donošenja predloženih rezolucija radi izmjene, testiranja ili odobrenja. Pogledajte je li predložena politika povezana s strateškim ciljem i jesu li procedure povezane s roditeljskom politikom. Također, pobrinite se da je glasnoća razumljiva i da se odnosi na ciljanu publiku. Pošaljite bilo koji zapis koji ne uspije početni pregled natrag piscu na reviziju.
Odredite pravila za povratne informacije
Stvorite pravila, uključujući datume rokova, za pružanje povratnih informacija o izmjenama ili potpunim zahtjevima za reviziju. Sve što se vrati nakon početnog pregleda mora uključivati odgovarajuće povratne informacije, a ne izjavu kao što je "nema mišljenja". Na primjer, zahtijevaju da povratne informacije počinju izjavama kao što je "nacrt zahtijeva manje izmjene" ili "nacrt je neprihvatljiv i da je potrebno značajno Slijedite ove uvodne izjave s posebnim preporukama za promjene ili reviziju.
Faza testiranja
Provedite politiku i povezane postupke koristeći ograničenu publiku i određeno vrijeme. Najčešće, publika je odjel ili korisnici koji su izravno pogođeni. Vremenski okvir bi trebao biti dovoljno dug da bi se procijenio učinak na svakodnevne operacije i sve moguće posljedice. Uputite rukovoditelje i zaposlene zaposlenike da daju povratnu informaciju o tome je li rezolucija učinkovita i da li bi rezolucija mogla biti učinkovitija, učinkovitija ili više u skladu s direktivom o usklađenosti.
Ratificirati i provesti
Ratifikacija je posljednji korak u odobravanju politika i postupaka. Za malu tvrtku s ravnom organizacijskom strukturom i malo donositelja odluka, to može biti jednostavno kao što vlasnik tvrtke potpisuje i upućuje ljudske resurse da unesu rezoluciju u priručnik za zaposlenike. Za srednju ili veliku tvrtku, ratifikacija najčešće uključuje konačno razmatranje i raspravu, nakon čega slijedi glasovanje o rezoluciji. Nakon odobrenja, politike i postupci prelaze u fazu provedbe.
