Uspostavljene su politike i procedure koje pomažu u vođenju internog i eksternog poslovanja. Povremeno provjeravanje vaših pravila i postupaka osigurava da uvijek slijedite najbolje prakse. Evaluacija vam pomaže da ažurirate svoje smjernice po potrebi kako bi se odrazile promjene u Vašem poslovanju ili gospodarstvu te kako bi se odgovorilo na područja potreba ili zabrinutosti u tvrtki.
Definiranje pravila
Politike su pisani protokoli vaše tvrtke za način na koji upravljate različitim poslovnim funkcijama. Na primjer, možda imate interna pravila za stvari kao što je odjeća na radnom mjestu, pohađanje ili kako se zahtijevaju dani odmora. Možete imati i vanjske politike za pitanja kao što su kupnja ili obrada pritužbi klijenata. Prema KCG Consulting Group, politika postavlja poziciju za razvoj, provedbu i evaluaciju procedura te bi trebala biti u skladu sa strateškim ciljevima organizacije. Politike obično određuje vlasnik, više rukovodstvo, savjetodavno vijeće ili odbor direktora.
Pravila pregleda
Redovito pregledavajte pravila kako biste bili sigurni da su potpuni, sveobuhvatni i razumljivi. Koristite povratne informacije korisnika i osoblja u procesu. Prema KCG, politika bi trebala biti u pisanom obliku, s pojedinačnim nizom direktiva za svaku politiku. To olakšava razumijevanje i pregled i promjenu kada je to potrebno. Na primjer, ako se klijenti redovito žale da nemate postavljenu politiku povrata ili povrata, ili ako djelatnici tvrde da ne postoji pošteni postupak o tome kako ljudi koriste osobne dane, vrijedi dodati pitanja na dnevni red pregleda pravila. Kada politika više nema praktičan smisao ili više nije primjenjiva, možete je ažurirati ili ukloniti.
Definiranje postupaka
Postupci su koraci ili procesi koje vaše poslovanje koristi u svakodnevnim poslovnim aktivnostima. Na primjer, možda imate proceduru za provjeru posjetitelja, otvaranje ili zatvaranje posla za dan ili čišćenje ili rukovanje strojevima. Postavljanje proceduralnih smjernica osigurava da vaše poslovanje funkcionira sigurno i učinkovito, osobito u područjima gdje pogrešni koraci mogu biti opasni ili skupi. Na primjer, ako nemate postupak za zaključavanje poslovnih vrata noću, mogli biste otvoriti tvrtku potencijalnoj krađi ili vandalizmu. Prema KCG-u, postupci bi trebali uključivati informacije o tome tko radi što, kada to čine, u kojem redoslijedu i iz kojeg razloga.
Postupci pregleda
Aktivnosti koje imaju više koraka, ili korake koji se moraju primijeniti u određenom redoslijedu, trebaju imati proceduralne smjernice. Ako neki element vašeg poslovanja doživi česte pogrešne korake, postupak za to područje treba procijeniti. Na primjer, ako se klijenti redovito žale na zakašnjele pošiljke, procijenite svoje postupke za primanje narudžbi, ispunjavanje pakiranja i praćenje dostave. To će vam pomoći identificirati područja gdje je potrebno pojašnjenje ili veća definicija. Pregledajte postupke tražeći od djelatnika koji nisu upoznati s postupkom čitanja postojećih smjernica i identificirajte područja koja nemaju smisla ili ih je teško shvatiti.
