Upravni odbor zahtijeva da mu rukovodstvo dostavi sve relevantne informacije organizacije u sažetom, jednostavnom formatu. Morat ćete izvijestiti o financijskom zdravlju organizacije i podijeliti svoje planove s upravnim odborom.
Pripremite sve potrebne dokumente i dostavite kopiju svakom članu odbora. U najmanju ruku, trebali biste davati odboru financijsko izvješće i izvješće uprave u kojem se navodi da se dogodilo nešto neobično. Financijski izvještaj ne smije biti duži od jedne stranice.
Pregledajte minute s posljednjeg sastanka odbora. Ako postoje neke stavke s posljednjeg sastanka odbora koje čekaju rješenje, adresirajte ih u ovom trenutku. Inače biste trebali potrošiti vrlo malo vremena na pregled zapisnika s prošlog sastanka.
Dajte pregled onoga što se dogodilo u organizaciji od posljednjeg sastanka upravnog odbora ili posljednji put kada ste se javili odboru. Nemojte posvetiti nepotrebno vrijeme aspektima organizacije koji normalno rade. Trebate potrošiti samo jednu ili dvije rečenice na operacije organizacije koje nisu iznimne ni na koji način.
Usporedite ono što je planirano s onim što se zapravo dogodilo. Navedite sva stjecanja imovine ili nove imovine, pitanja zaposlenika, uključujući relevantna nova zaposlenja ili prekida, te nove programe, usluge ili proizvode. Nemojte izostaviti negativne ishode.
Distribuirajte i pregledajte financijska izvješća. Istaknite članovima uprave ukupnu dobit ili gubitak vaše organizacije. Ako postoje značajna odstupanja od projekcija, ponudite sažeto objašnjenje.
Objasnite planove za budućnost organizacije, uključujući široki pregled projiciranog rasta, prihoda, novih projekata i razvoja zaposlenika.
Potražite komentare odbora kroz sesiju pitanja i odgovora. Pitajte članove upravnog odbora da li razumiju predviđeni rast organizacije i koje su njihove preporuke. U ovom trenutku trebali biste odrediti i datum sljedećeg sastanka odbora, ako je moguće.
