Upravnom odboru, kao i svakoj radnoj skupini, potrebno je vrijeme i informacije kako bi apsorbirali i razmotrili novu ideju. Bilo da ste voditelj odjela, volonter, konzultant ili član odbora, neke osnovne smjernice primjenjuju se prilikom predstavljanja nove ideje. Davanje koncizne prezentacije, predviđanje mogućih pitanja, pružanje dovoljno informacija kako bi se omogućilo donošenje odluka i brzo reagiranje na zabrinutosti mogu napraviti razliku između prihvaćanja i odbijanja vašeg prijedloga.
Organizirajte informacije što je moguće preciznije. To znači pružiti pregled ili sažetak na vrhu vaših materijala, što članovima odbora omogućuje da shvate novu ideju i potisak vaše prezentacije u jednom kratkom čitanju. Okvirni poslovni plan prikazan na Planware.org nudi uzorke glavnih tema koje mogu sačinjavati Vaš sažetak (vidi Resources). Prilagodite ih kako biste ilustrirali predloženu ideju i plan napada. Prilagodite cjeloviti nacrt kako bi odgovarao pojedinostima vašeg pristupa. Sa sažetkom na jednoj stranici i nacrtom na dvije stranice, članovima odbora dali ste potpuni pregled problema, istraživanja i predloženih rješenja. Materijali koji slijede mogu se proširiti na teme prema redoslijedu sažetka. To omogućuje čitateljima da shvate punu ideju u kratkom čitanju i također će vam pomoći organizirati prezentaciju kako bi odgovarala vremenu koje je dodijelila uprava. Ako imate nekoliko minuta, pregledajte sažetak; s dužim vremenom, pregledajte nacrt. S mnogo vremena spremni ste se detaljno baviti određenim pitanjima. To pokazuje i vašu sposobnost za suradnju i vaše poštovanje prema drugim poslovima koje odbor treba provesti.
Prezentirajte ideje u različitim oblicima. Trener za javnu raspravu Patricia Fripp primjećuje da se neki ljudi sjećaju onoga što čuju, ali većina ljudi pamti ono što vide. Ako vaša ideja uključuje preusmjeravanje resursa, dodatno osoblje ili poboljšanje tržišnog udjela, razmislite o prezentiranju ovih informacija sažeto s grafikonima, grafikonima i dijagramima. Softver kao što je Microsoft PowerPoint ili raznovrsni grafički programi navedeni u programu Pure-Mac omogućuju vam prikaz grafičkih informacija u uglačanom obliku (vidi Resources). Pružite podršku za ispis za grafiku, tako da članovi odbora mogu kasnije pregledati grafikone i grafikone.
Predvidite i odgovorite na logična pitanja u prezentacijskim materijalima. Navedite procjene troškova, uzorke rasporeda obuke ili druge podatke kako biste podržali projicirani uspjeh svoje ideje. U ovom području, predviđanje pitanja je vrlo različito od obrane vaše ideje od napada. Izbjegavajte obrambene strategije kao što je komentiranje da mnogi ljudi misle da ideja neće funkcionirati ili klasificirati logička pitanja kao primjedbe.
Odmah odgovorite na neočekivana pitanja. Zahvaljujući ispitivaču na njegovom uvidu i priznanju da nemate sve podatke ili pojedinosti u tom području, može biti popraćeno obećanjem da ćete dobiti odgovore u roku od tjedan dana ili u nekom drugom logičnom vremenskom okviru. Pratite i ispunite rok. Obavijestite sve članove odbora o odgovorima, a ne samo ispitivača. To pokazuje vašu odaziv na zabrinutost i vašu želju za učinkovitom komunikacijom.
Pripremite se na fleksibilan odgovor na prijedloge. Identificirajte područja u kojima se vaša ideja može lako modificirati i područja u kojima će to biti teško.To vas stavlja korak naprijed u odgovoru na primjedbe ili nedoumice.
Navedite dovoljno popratnih informacija koje će omogućiti donošenje odluka. Osobito s novim idejama, članovi odbora će htjeti pregledati informacije vlastitim tempom prije nego se obavežu. Ovaj postupak pregleda može dovesti do dodatnih pitanja ili nedoumica. Materijali moraju ponuditi potpuni izraz vaše ideje, a da ne budu toliko zapanjujući da ometaju proces donošenja odluka. Na primjer, čitateljima su potrebne tri procjene troškova koje ste dobili, zajedno s imenima tvrtki mogućih provoditelja nadzora; ali, u ovom trenutku, oni nisu spremni gaziti kroz cijeli spektar pitanja koja ankete mogu sadržavati ili vaša detaljna korespondencija sa svakim dirigentom. Kratak odlomak o njihovom uspjehu i vremenskom okviru je adekvatan; detaljna povijest svake tvrtke stane na put osnovnoj odluci o tome hoće li provesti anketu.
Završite prezentaciju zahvaljujući odboru što ste uzeli vremena za razmatranje vaše ideje, bez obzira na početni odgovor. Uz malo sreće, vratit ćete se s više ideja i bit će vam drago za srdačnu dobrodošlicu.
