Izvješće o izvedbi vrijedan je poslovni alat. Omogućuje vam dokumentiranje i praćenje performansi zaposlenika. Važno je pažljivo pisati ova izvješća, jer ona mogu biti katalizatori za poticanje pozitivnijeg ili negativnog ponašanja zaposlenika. Dobro napisano izvješće o izvedbi kombinira informacije, analize, poštenje i takt.
Centrirajte izvješće oko više primjedbi za koje imate podatke. Važno je voditi bilješke o zaposlenicima prije pisanja izvješća, a zatim izvaditi informacije iz tih bilješki kako bi se sastavilo izvješće. Uvjerite se da su zapažanja iz prve ruke, a ne iz druge ruke. Primjer promatranja iz prve ruke može biti napomena koju ste napisali i podnijeli kada ste primijetili da zaposlenik kasni 30 minuta da radi na određeni datum.
Pišite o ponašanjima koja su specifično povezana s radom koji se obavlja. Ponašanja povezana s radom uključuju interakcije s kolegama, pažnju na detalje, kvalitetu papirologije, opći stav i točnost.
Centrirajte izvješće o ponašanju o kojemu se usmeno razgovaralo s zaposlenikom. Vaši komentari ne bi smjeli biti iznenađenje za radnika.
Usredotočite se na pozitivno, ali svakako objektivno navedite sve negativne pojave i ako je potrebno. Možete napisati nešto poput: "Gospodin Jones održava pozitivne interakcije sa svojim suradnicima. Ako je potrebno, ostaje kasno kako bi dovršio posao. Imao je nekih problema s dolaskom na posao na vrijeme, o čemu svjedoče zapažanja na 11., 20. i 27. lipnja."
Budite koncizni i specifični. Navedite primjere specifičnih incidenata. Suzdržite se od lutanja. Loš primjer toga bi bio nešto poput: "Gospođa Smith ne radi dobro na poslu. Ona samo izgleda kao loša osoba za to radno mjesto. Ne znam što budućnost može imati ako ona ne može." … "Bolji primjer bi bio:" Gospođa Smith je podnijela pritužbe protiv nje od strane dva različita suradnika u više navrata u vezi s njezinim uvredljivim i nepoštivanjem govora."
Povežite izvješće o izvedbi s prethodnim izvješćima. Navedite područja koja su se možda poboljšala, pogoršala ili ostala ista. Na primjer, možete napisati: "Broj proizvodnje u posljednjem tromjesečju bio je 75 posto niži od onoga što tvrtka smatra prihvatljivim. Međutim, od njegove posljednje procjene, njegova se proizvodnja drastično poboljšala i sada zadovoljava standarde tvrtke."
Komunicirajte uvažavanje pozitivnih područja ponašanja. Možda napišete nešto poput: "Pozitivan stav gospođe Brown utječe na ljude oko sebe i čini radno mjesto boljim okruženjem."
Pružite povratne informacije o tome kako biste željeli da se poboljšaju slabija područja. Povežite izvješće s budućim ciljevima. Na primjer, možete napisati: "Gospodin Hartzog nije uspio isporučiti svoje tjedne planove lekcija u četiri navrata. Tijekom sljedećeg semestra, uprava bi željela vidjeti kako će planove lekcije uključiti do petka svakog tjedna."
Napišite izvješće kada ste u pozitivnom duhu. Obavezno pregledajte izvješće barem nekoliko sati nakon što ste ga napisali kako biste uhvatili sve moguće izmjene.
Potaknite zaposlenike da komuniciraju s vama o izvješću nakon što ga dobiju ako to žele. Koristite analizu kao priliku da pozitivno surađujete na osobnom poboljšanju, kao i poboljšanju za tvrtku u cjelini.
