Dokumentacija procesa je evidentiranje procesa koje tvrtka redovito provodi. Obično stvoreni za obuku zaposlenika, procesnu dokumentaciju i obuku ponekad može oduzeti vrijeme drugim aktivnostima. Međutim, rješavanje problema koje su prouzročili zaposlenici koji nisu prošli odgovarajuću obuku ili koji nisu razumjeli ispravan način provedbe procesa također može odvojiti vrijeme od jednog dana.
Integracija
Organizacije se sastoje od niza procesa integriranih zajedno kako bi se postigao sveobuhvatni cilj. Dokumentacija procesa uključuje bilježenje tih različitih procesa tako da organizacije mogu razumjeti kako funkcioniraju i osmisliti strategije za njihovo poboljšanje.
Jasnoća
Procesi moraju biti zabilježeni na jasan i uvjerljiv način, jer ti procesi također mogu pomoći artikulirati promjene potrebne u načinima na koje ih zaposlenici provode. Uprava može ponekad izraditi dokumentaciju procesa u priručnicima za obuku kako bi osposobili nove zaposlenike.
podložan zakonskom suđenju
Procesna dokumentacija mora biti djelotvorna tako da ih pojedinci koji nikada prije nisu mogli izvršiti. Razlog zašto su određeni proizvodi isti u cijelom lancu trgovina je taj što je proces stvaranja tih proizvoda - primjerice šalice kave - jasno dokumentiran na način koji je drugima omogućio stvaranje duplikata proizvoda. Dokumentacija procesa mora biti djelotvorna kako bi pomogla menadžerima u osposobljavanju zaposlenika.
Uzrok i posljedica
Procesna dokumentacija treba biti napisana kako bi jasno definirala uzročno-posljedičnu prirodu procesa. Procesi se moraju dokumentirati u izolaciji i dokumentirati kako bi se objasnilo kako se različiti procesi međusobno odnose. Na primjer, neka organizacija možda želi razumjeti kako njezin proces sastanka utječe na otvorenost rasprave tvrtke.
Propust
Oni koji kreiraju procesnu dokumentaciju također moraju biti svjesni što treba izostaviti u procesnoj dokumentaciji. Na primjer, neki procesi su tako jednostavni da ih ne treba opisivati. Drugi procesi ne moraju nužno biti ispravni svaki put.
Proces i obuka
Često menadžeri mogu kombinirati procesnu dokumentaciju i obuku. Procesna dokumentacija može uštedjeti vrijeme za radnike koji bi mogli obavljati druge zadatke umjesto da koriste vrijeme koje prolazi obuku. Međutim, dokumentacija procesa ne dovoljno jasno objašnjava informacije zaposlenicima. Često se mora kombinirati s praktičnim osposobljavanjem kako bi se osiguralo da novi zaposlenik jasno razumije informacije.
