Žensko ministarstvo treba prilagoditi potrebama različitih žena koje čine lokalnu crkvu. Ako ste u vodstvu ženske službe u svojoj crkvi, trebali biste održavati sastanke s drugim članovima vodstva barem jednom u jednom tromjesečju kako biste planirali događaje, razgovarali o potrebama i odredili smjer za godinu. Ključevi za održavanje produktivnih sastanaka ministarstava žena jednaki su onima koji upravljaju učinkovitim sastancima u poslovnom svijetu - dolaze s dnevnim redom, biti pravovremeni, ostati na temi i poštovati mišljenja drugih. Prakticirajte ova načela na sljedećem sastanku ženskog ministarstva kako biste postavili ton za uspješnu godinu ministarstva.
Stavke koje su vam potrebne
-
Dnevni red sjednice
-
Rukovodstvo ženskog ministarstva
-
Vremenski okvir
-
Temeljna pravila
Odaberite lokaciju za sastanak koja odgovara veličini i svrsi sastanka. Kafići i saloni pogodni su za grupe od tri ili četiri osobe, dok su konferencijske sobe prilagođene grupama od šest do 12 ili više.
Napravite dnevni red za sastanak koji uključuje dvije ili tri glavne točke koje želite pokriti. Pozovite samo pojedince koji su ključni za raspravu o toj temi. Nemojte koristiti sastanke za ažuriranje informacija ljudima. Za to koristite e-poštu, pisma ili telefonske pozive. Koristite sastanke kako biste donosili odluke. Razmislite koliko vremena vam je potrebno da pokrijete bodove i postavite vremenski okvir koji omogućuje dovoljno vremena da ih temeljito raspravite. Odlučite unaprijed koliko ćete vremena potrošiti na svaku točku.
Komunicirajte mjesto sastanka, vrijeme početka i završetka pozvanima dva tjedna unaprijed i rasporedite dnevni red unaprijed, tako da će pozvani biti spremni raspraviti glavne točke.
Vodite sastanak tako što ćete početi na vrijeme i upravljati grupom kroz glavne točke. Potaknite snažan razgovor i odluku o svakoj temi prije nego prijeđete na sljedeću točku. Pređite temeljna pravila na početku sastanka, što uključuje međusobno slušanje i poštivanje mišljenja koja se razlikuju od vaših.
Zakažite odluke i točke djelovanja za svaku glavnu točku. Dodijelite potrebne zadatke osobama koje su prisutne i pregledajte te zadatke prije odlaganja. Ako je potreban sastanak za praćenje, postavite datum i vrijeme sljedećeg sastanka prije nego što svi napuste sastanak. Nakon toga, e-poštom ili poštom pošaljite popis zadataka s datumom dospijeća pojedincima.
