Većina organizacija zahtijeva od svojih zaposlenika da znaju napisati određene vrste izvješća. Na primjer, stručnjaci za osiguranje kvalitete trebali bi znati pisati izvješća o kvaliteti. Izvješće o kvaliteti pomaže u procjeni postojećih sustava kontrole organizacije osmišljenih kako bi se osigurala kvaliteta proizvoda, usluga i procesa. Dobro organizirane izvještaje o kvaliteti mogu koristiti drugi stručnjaci kako bi poboljšali proizvode i procese organizacije.
Koristite svoje bilješke. Dok pregledavate procese osiguranja kvalitete unutar organizacije, trebali biste donositi detaljne bilješke o tome što su procesi, kako ih provode zaposlenici i koliko su djelotvorni.
U izvješću o kvaliteti koristite jednostavan jezik. Kratke rečenice i jednostavne fraze su idealan način da dobijete svoje značenje i osigurajte da svi stručnjaci mogu lako razumjeti sadržaj vašeg izvješća.
Upišite sažetak za izvješće o kvaliteti. Sažetak je sažetak svih dijelova vašeg izvješća. Sažmite svaki odjeljak u dvije do pet rečenica. Cilj je da svatko tko čita sažetak zna da je čitanje cijelog izvješća vrijedno njihovog vremena.
Dodajte odjeljak za pozadinske informacije. To bi trebalo uključivati odjel ili proces koji se analizirao, ljude koji su pomagali u analizi i svrhu izvješća o kvaliteti.
Uključite odjeljak za svoje nalaze. Prilikom analize odjela ili procesa, trebali biste obratiti pozornost na to kako su procesi završeni, zaposleni koji su uključeni i koliko su procesi učinkoviti za organizaciju. Svi ovi detalji moraju biti uključeni u ovaj odjeljak. Podaci ili izračuni mogu se posebno navesti i priložiti izvješću.
Zaključite izvješće o kvaliteti s odjeljkom o zaključcima. U ovom ćete odjeljku ponuditi vaše zaključke i preporuke za poboljšanje procesa koje ste primijetili. Dajte mnogo detalja kada nudite prijedloge. Po potrebi koristite vizualne detalje, kao što su grafikoni i grafikoni. Što više pojedinosti i primjera možete dati u ovom odjeljku, to je korisnije vaše izvješće o kvaliteti.
