Ručno pisanje računa može izgledati staromodno ili čak pretenciozno, ali klijenti cijene činjenicu da ste uložili dodatni napor kako biste osigurali da imaju evidenciju o svojim troškovima. Čak i tvrtke s automatiziranim blagajnicima ponekad doživljavaju prekide napajanja i neuspjele internetske usluge. Umjesto gubitka posla, možete ručno napisati račun za prodaju robe ako se ne bavite kupovinom velikih količina.
Zašto pružati potvrde?
Pružanje točnih računa ima mnoge prednosti za vaše klijente i vas, trgovca. Praksa štiti vaš ugled trgovca ili davatelja usluga. Prodajni list koji navedete pokazuje vašoj kupci da su primili svu robu i usluge koje su kupili, po ispravnoj cijeni. Potvrda također dokumentira određene klijentove preferencije. Praćenje korisničkih preferencija i uzoraka kupnje pomaže vam u praćenju inventara i planiranju povrata sredstava.
Uz održavanje usklađenosti s IRS-om i industrijskim standardima, pružanje točnih računa također čini sljedeće:
- Štiti vaše zaposlenike od lažnih optužbi za nepoštene ili nepoštene postupke.
- Praksa olakšava rješavanje sporova.
- Davanje računa potvrđuje datum početka i isteka jamstva.
Kako napisati račun
Za potrebe IRS-a, svaka potvrda o plaćanju poslovnih troškova mora sadržavati dan, mjesec i godinu u kojoj je transakcija izvršena, popis svih kupljenih artikala ili pruženih usluga i ukupan plaćeni iznos. Industrijski standardi za tvrtke nalažu da uključite i naziv tvrtke i podatke za kontakt zajedno s korištenim načinom plaćanja, bilo da je riječ o gotovini, čeku, uplatnici, kreditnoj kartici ili elektroničkom prijenosu sredstava.
Jesu li primici pravni uvjet?
U mnogim državama, stanodavci moraju dostaviti potvrdu o najmu u pisanom obliku ako stanar to zatraži, bez obzira na način plaćanja koji je stanar koristio. Neke države zahtijevaju samo potvrde o kupnji iznad određenog iznosa u dolarima. Međutim, čak iu gradu koji nema takve zakonske zahtjeve, najbolja praksa u industriji zahtijeva da dostavite račun za svaku transakciju. Jednostavan "Želite li račun?" ispunjava sve zakonske ili industrijske obveze u državama koje ne zahtijevaju da ih pružite.
Što je značenje dokaza o plaćanju?
Dokaz o uplati uključuje originalni račun, otkazane čekove, bankovne izvatke i izjave o kreditnoj kartici. Stranica potvrde transakcije ili e-poruka s potvrdom može biti i dokaz o uplati ako sadrži datum, popis svih kupljenih stavki ili usluga i određeni oblik plaćanja koji je korišten za dovršetak kupnje.
Kako rukopisati potvrdu o plaćanju
Bilo da koristite predložak računa ili ne, slijedite ove korake da biste napisali potvrdu o usklađenosti:
- Upišite broj računa u gornjem desnom kutu računa. Kako biste izbjegli da kupac dobije isti broj transakcije, počnite s brojem 001 i nastavite dalje. Ako uključite i današnji datum, te iste brojeve možete upotrijebiti sljedeći dan.
- Napišite naziv svoje tvrtke i podatke za kontakt u gornjem lijevom kutu. Uključite poslovni telefon, faks, adresu e-pošte i web-lokaciju, zajedno s radnim vremenom. Ne samo da će ove informacije pomoći klijentu da utvrdi je li kupnja bila poslovni trošak, već korisnik može proslijediti vašu adresu i radno vrijeme prijateljima i obitelji.
- Preskočite liniju i započnite popis svih kupljenih stavki, zajedno s kratkim opisom svake od njih, a završavate kupovnom cijenom stavke na krajnjoj desnoj strani.
- Navedite ukupnu cijenu prije nego što oduzmete sve kupone. Nakon toga, uzmite bilo kakve popuste i pružite novi ukupni iznos. Dodajte porez na promet. Dodajte i troškove slanja i rukovanja ako to nije kupnja u trgovini.
- Naposljetku, napišite način plaćanja i ime klijenta na posljednjem retku računa ili gdje god piše "primljeno od". Dajte kupcu jednu kopiju i zadržite drugu kopiju.
