Pisanje računa za odrađene sate ili određenu uslugu pruženu drugom poduzeću ili pojedincu zahtijeva nešto drugačiji pristup od onog koji se koristi za prodaju opipljivog proizvoda. Umjesto prikupljanja utvrđene maloprodajne ili veleprodajne cijene, naplaćujete ili radno vrijeme po dogovorenoj cijeni ili određenu uslugu koja se obavlja za dogovorenu cijenu. Fakturiranje za pružene usluge zahtijeva pažnju prema detaljima.
Komunicirajte klijentima kada i kako ćete ih fakturirati za svoj rad. Ako fakturirate dio unaprijed prije početka projekta, morate o tome obavijestiti svoje klijente. Ako naplatite radove u tijeku, a ne čekate dovršetak ugovora, pobrinite se da vaš klijent pristaje. Mnoga mala poduzeća fakturiraju elektronički. Neka vaši klijenti znaju da će primati dostavnice poslane e-poštom samo kako ih ne bi slučajno izbrisali.
Čuvajte dobre zapise. Sastavite zapise o datumima i radnim satima i prirodi pruženih usluga. Pregledajte ugovor ili ugovor o uslugama kako biste osvježili svoje pamćenje o određenim uvjetima. Potvrdite ime i adresu. Uključite referentni broj klijenta za naplatu, ako postoji.Ako je primjenjivo, uključite svoj referentni broj datoteke.
Koristite jednostavan format. To čini proces fakturiranja učinkovitijim. Za standardiziranje formata fakture možete koristiti i softverski program. Račun mora sadržavati polja za referentne brojeve računa, datum naplate, naziv tvrtke i adresu te ime službenika za ugovaranje kojem je dostavnica poslana. Ostavite dovoljno prostora za popisivanje pruženih usluga zajedno s primjenjivim kodovima projekta ili proizvoda.
Navedite iznos fakture. Radno vrijeme može biti stvarni broj sati pruženih usluga po dogovorenoj satnici ili specifične usluge koje ste dali za iznos fakture. Na primjer, ako gradite trijem, možda ste izradili plan, odabrali drvnu građu i postavili temelj za okvir tijekom jednog obračunskog razdoblja. Možete navesti popis aktivnosti i navesti jedan paušalni iznos računa. Ili, možete svaku listu pojedinačno navesti, naznačiti radno vrijeme za svaku od njih, a zatim izračunati iznos računa tako da množite izvršene sate i satnicu.
Uključite popratne dokumente kada je to prikladno. Na primjer, ako ste morali upotrijebiti kurirske usluge ili umnožavati usluge da biste dovršili zadatke, priložite kopije računa.
