Možda ste naporno radili u organizaciji i na putu ste dobili promociju ili dvije. No, uz povećanu odgovornost dolazi i potreba za održavanjem sastanaka. Da bi sastanci postigli svoje ciljeve, postoje određene stvari koje trebate učiniti kao voditelj sjednice. Čitajte dalje da biste saznali što je potrebno da biste bili učinkovit vođa sastanka.
Pripremiti. Pripremiti. Pripremiti. Ovo je kardinalno pravilo za svakoga tko je odgovoran za vođenje sastanka. Prvo, znajte da je materija hladna i moći ćete odgovoriti na sva pitanja o tome. Drugo, pripremite i rasporedite dnevni red sastanka koji ne samo da pokazuje što će biti pokriveno i tko će ga pokriti, nego će također naznačiti kada će sastanak započeti i završiti. Treće, pokušajte izbjeći iznenađenja tako što ćete provjeriti sa sudionicima sastanka prije sastanka kako bi dobili osjećaj kako bi mogli pristupiti točkama dnevnog reda.
Biti na vrijeme. Svi su pod pritiskom da tijekom radnog dana učine više nego što bi željeli. Dakle, ne postoji ništa teže nego da vas netko nazove na sastanak i zakasni. Poštujte vrijeme ljudi tako da budete na sastanku prije roka i započnite sastanak na vrijeme čak i ako neki sudionici još nisu stigli. Time ćete poštovati vrijeme sudionika.
Držite se dnevnog reda i vremena dodijeljenog za svaku stavku. Koliko ste sastanaka pohađali tamo gdje većina rasprava nije bila na mjestu? Većina tih sastanaka bila je mnogo manje učinkovita nego da je osoba koja ih vodi inzistirala da ostane na dnevnom redu. Kao vođa sastanka, morate biti silni a da ne budete nepristojni.
Pokušajte izgraditi konsenzus oko svog stajališta među onima koji su prisutni. Međutim, uvijek je poželjno slušati suprotno mišljenje, jer ćete vrlo često biti uvjereni da promijenite mišljenje nakon razmišljanja.
Iznad svega, budite iskreni. Premda ćete krenuti naprijed tako što ćete izvršiti planove u skladu s većinom glasova, vođa sastanka ima mnogo prilika da iznese svoje mišljenje, bez obzira na to da li ga dijele drugi.Biti iskreni i iskreni su karakteristike koje uvijek treba pokazati osoba koja vodi bilo koji sastanak. Možda nećete ići svojim putem, ali polaznici će vas poštovati jer ste iskreni.
