Administrativni pomoćnici i tajnici kluba mogu pohranjivati zapisnike o sastancima na različite načine. Najbolje je imati i elektroničku i tiskanu kopiju tako da se može poslužiti kao pomoćna kopija za drugu ako se jedna kopija izgubi ili nenamjerno uništi.
Spremanje datoteke elektronički
Spremite minute sastanka na računalo na istom mjestu kada vaša organizacija ima sastanak. Dajte joj sličan naziv datoteke svaki put, tako da je lako pronaći točnu datoteku koja vam je potrebna u budućnosti. Na primjer, možete zabilježiti zapisnik sastanaka neprofitnog odbora "Board_Minutes_21 April 2011", a zatim sljedeći mjesec spremiti ga kao "Board_Minutes_20 May 2011." Ako imate različite vrste sastanaka za praćenje minuta, spremite ih u drugu mapu, Jedan bi mogao biti označen kao "sastanci odbora" i drugi "sastanci osoblja", a oboje se čuvaju u mapi "Sastanci" na vašem računalu.
Online pohrana
Spremite svoje minute pomoću usluge za pohranu dokumenata na mreži. Te usluge obično naplaćuju naknadu, ali ako se računalo ili poslužitelj isključe, možete pristupiti Internetu s druge lokacije i dohvatiti datoteke.
cijene
Online tvrtke za pohranu mogu ponuditi besplatno probno razdoblje za testiranje proizvoda. LiveDrive, na primjer, nudi dvotjednu besplatnu probnu verziju i naplaćuje 6,95 USD mjesečno za jedno računalo i 16,95 USD mjesečno za najviše tri računala za izradu sigurnosne kopije na mreži od travnja 2011. Oba plana imaju neograničen propusni opseg (iznos koji možete ostvariti bez ograničenja upload i download). Elephant Drive ima 15-dnevnu besplatnu probnu verziju. Ona nudi individualni plan s do 100 GB prostora za pohranu za 2 računala za 9,95 dolara mjesečno ili 99,50 dolara godišnje. Obiteljski plan obuhvaća do pet uređaja, ima do 500 GB prostora za pohranu za 19,95 dolara mjesečno ili 199,50 dolara godišnje.
Tiskana verzija
Ispišite kopiju zapisnika o sastanku. Stavite razdjelnike s mjesecom i godinom sastanaka u registrator. Umetnite kopiju minuta u točan odjeljak za mjesec i godinu. Kako se vaša veziva popunjavaju, označite kralježnicu s godinom minuta unutar i započnite novo vezivo. Razmislite o čuvanju dvije kopije zapisnika sa sastanaka pohranjenih na dvije lokacije u slučaju da se nešto dogodi nekom od njih.
