Ured bez papira može pomoći okolišu, ali može stvoriti procesne glavobolje ako se ne uspostavi odgovarajući sustav rada. Premještanje svega u digitalni prostor zahtijeva uspostavljanje kontrola dokumenata i postupaka rada koji osiguravaju da se ništa ne izgubi u tranziciji. Kada se fizičke kutije povuku u kutije povijesti, virtualne ih moraju zamijeniti.
Going Digital
U uredu bez papira, cilj je premjestiti sve što je moguće online. Ispisani dokumenti se skeniraju i smještaju na zajedničko mjesto na vašem računalnom sustavu gdje im pristupaju ovlašteni korisnici. Osim ekoloških prednosti, uredno upravljan ured bez papira može olakšati pronalaženje informacija nego u tradicionalnim sustavima arhiviranja. Mape u virtualnoj arhivi pohranjuju starije dokumente kako ne bi pretrpjele često pristupana područja, ali su i dalje dostupne kada je to potrebno.
Dijeljeni kalendari
Premještanje rasporeda zaposlenika u zajednički kalendar omogućuje poslodavcima da upravljaju vremenom odmora i drugim pitanjima koja utječu na raspored rada. Također omogućuje suradnicima praćenje sastanaka i drugih zakazanih događaja. Timovi koji dijele radne kalendare mogu pratiti tko je u uredu i tko je izvan njega te može imati na umu strukturu tijeka rada na projektima. Primjerice, uvidjeti da su ključni dionici na kraju tjedna na konferenciji, može motivirati nekoga da brže izradi nacrt ključnog dokumenta ili ugovora kako bi ti dionici imali priliku ponuditi svoj doprinos prije sadržaj je dovršen.
Upravljanje dokumentima
Uredi bez papira trebaju sustav koji obvezuje na održavanje i pohranu dokumenata. Stvorite dokument o imenovanju dokumenata i strukturu mapa kako bi dokumenti bili jednostavni za pronalaženje. Sustavi za upravljanje dokumentima često omogućuju i „provjeravanje“ i praćenje promjena. To sprječava rad više osoba na dokumentu u isto vrijeme i dopušta kontrolu verzija. Nametanje da se dokumenti ažuriraju na zajedničkoj lokaciji smanjuje probleme koji se pojavljuju kada korisnici preuzmu datoteku, ažuriraju ih i pošalju putem e-pošte, a zatim ne uspiju zadržati službenu verziju.
Upravljanje projektima
Softver za upravljanje projektima pomaže pratiti prekretnice projekta i rokove. Trebat će vam sustav koji može pratiti zadatke i rasporede projekata te zaposlenicima omogućiti da navedu kada je nešto dovršeno. Obavijesti bi trebale upozoriti nekoga kad novi zadatak treba njezinu pozornost. Pojedinci mogu pratiti svoje vlastite projekte, dok menadžeri mogu dobiti holistički pogled na ono što se radi u timu i preraspodijeliti resurse prema potrebi. Projekti bi trebali biti digitalno arhivirani jednom kad završe, zajedno s naučenim lekcijama, tako da se prijenos znanja može lako dogoditi kada sličan projekt započne kasnije.
