Zapisnici sastanka su organizirani zapis sudionika sastanka i tema o kojima se raspravljalo. Zapisnici služe kao korisna referenca za rasprave i odluke, kao i popratni dokument za interne preporuke.
Stavke su uključene
Otvaranje minuta sastanka uključuje popis sudionika. Također bilježi datum, vrijeme i vrijeme održavanja sastanka. Kako sastanak prolazi, teme se prezentiraju za raspravu, a ponekad glasuju ili odlučuju. Kontrolne minute se odnose na sudionike uključene u svaku temu. U zapisnicima se također navode ideje predstavljene za raspravu i koji su predstavili svaku ključnu misao. Glasovi ili odluke, zajedno s usmjerenim akcijskim koracima, također su uključeni u minute.
Vrste sastanaka
Sudionici na neformalnim radnim skupinama ili sastancima odbora često donose vlastite bilješke. Jedan član može čak podijeliti pregled sastanka s drugim sudionicima. Međutim, organizirani i strukturirani sastanci obično se koriste samo za formalna okupljanja. Zapisnici se obično čuvaju za sastanke organizacijskih odbora, sastanke odbora, sastanke vladinih agencija ili ureda i javne sastanke. Tajnik ili administrativno osoblje obično vodi bilješke i priprema zapisnik.
Referentna uporaba
Članovi radnih skupina ili odbora često koriste zapisnike sastanaka kao referencu. Zapisnik vodi svaku osobu uključenu u svoje uloge u izvršavanju donesenih odluka. U suradničkim postavkama, minute pomažu vođama da svaku osobu preuzmu odgovornost za svoju ulogu. Ako član tima ne uspije provesti dogovorenu akciju, vođa može dobiti ukor. Zapisnici sa sastanaka vlade ili javnih organizacija također ispunjavaju obvezu javnih tijela da prenesu informacije stanovništvu kojem služe i pruže evidenciju službenih poslova.
Upotreba dokumentacije
U nekim slučajevima, zapisnik sastanka također se koristi kao dokument podrške. Organizacijski odbori često raspravljaju o problemima, rezolucijama i postupcima, a zatim daju formalnu preporuku većem odboru ili tijelu. Zapisnik se često prilaže uz podnesak kako bi se prikazali razgovori koje je vodio odbor. Na koledžu, na primjer, škole ili odjeli obrazovnog programa obično podnose zapisnike sa sastanaka savjetodavnog odbora kao podršku prijedlozima kurikuluma.
