Pisanje formalnog pisma upravnom odboru može biti proces zastrašivanja. Ovo je vaša prilika da vaše misli čuju oni koji su odgovorni, pa je važno pratiti formalni proces. No nema smisla ispraviti formatiranje ako nedostaje sadržaj ili ima gramatičke pogreške.
Prije pokretanja pisma odboru
U odgovoru s upravnim odborom, znajte što želite reći. Koja je vaša motivacija? Što želite postići? Žalbeno pismo treba potpuno drugačije postupanje od, recimo, pisma koje traži financiranje projekta.
Uzmite si vremena da napravite neke bilješke. Pribilježi što ćeš reći i zašto ti je to važno. Ovo posljednje možda neće uspjeti u pismu, ali će vam pomoći da se usredotočite i razvrstate. Postoji li dokumentacija na koju se trebate pozvati, dokaze ili statističke podatke koje želite podijeliti? Pripremite ih i zabilježite zašto su relevantni.
Izrada pisma
Prvo organizirajte bilješke. Koja je najveća točka u odnosu na to zašto pišete? Koji elementi podržavaju tu točku? Uredi ih. Ovo je u biti vaš nacrt, tako da sada možete ići.
Mnogi se bore s početkom pisma, misleći da moraju biti duhoviti od samog početka, ali bitno je biti jasan. Izgovarajte sve što trebate reći, a zatim poboljšajte i zategnite prilikom uređivanja. Za početak, obratite se "Poštovani predsjedniče Smith i članovi odbora", a zatim otvorite s "Pišem …", a zatim navedite vaš sveobuhvatni razlog za pisanje.
Pratite svoje otvaranje glavnom potpornom točkom i napišite par sažetih paragrafa koji uključuju sva pitanja koja ste ranije spomenuli.
Zapamtite, ovo je posao i ti ljudi imaju puno na tanjuru. Nemojte biti cvjetni, doting ili dugotrajni. Prijeđite na stvar, budite pristojni i s poštovanjem se odjavite.
Važnost uređivanja
U stvarnosti, pisanje odbora direktora se ne razlikuje mnogo od pisanja bilo kojeg službenog poslovnog pisma, osim što je riječ o grupi ljudi i možda ima više jahanja, ovisno o tome zašto pišete.
Većina ljudi pretjerano naglašava pisanje, kada je najvažniji dio, zapravo, uređivanje. Uvijek napravite pauzu nakon što ste nešto napisali, tako da vam se glava čisti i vraćate se svježim očima.
Uzmite najmanje tri prijelaza za uređivanje. Potražite gramatičke pogreške, nepotrebne riječi i pretjerano ležeran ton. Ljudi često pogrešno shvaćaju da su grubi, ali pisanje sažeto je snažno i do točke, obje kvalitete koje dobro posluju u poslovnoj korespondenciji.
Ipak, budite uljudni i pomalo pokorni, ali nemojte pretjerano guskati ili ležati.
Upoznajte svoju svrhu
Kao što je već spomenuto, važno je znati zašto pišete. Moguće je da tri najčešća pisma koja ćete morati napisati je da zatražite nešto, da podnesete ostavku ili da prihvatite priliku.
ostavci: Kada napuštate tvrtku, projekt ili čak samu upravu, izjavite da ste zahvalni što ste imali priliku. Objasnite, po mogućnosti jednu rečenicu, zašto ostavljate - iz osobnih razloga - istražiti novu priliku, jer žudite za promjenom - bez dijeljenja detalja. Držite ga kratko i profesionalno. Ako možete, ponudite da budete dostupni ako je potrebno u budućnosti.
prihvaćanje: To može biti jedan paragraf nakon kojeg slijedi izjava zahvalnosti. Recimo da ste ponosni što prihvatite priliku, radujete se doprinosu i zahvalni ste za vjeru odbora. Ne razmišljajte o projektima ili namjerama; za to su ugovori.
Zahtjev: Odmah navedite što tražite. Objasni zašto. Ako imate popratne dokaze zašto je zahtjev valjan, onda ukratko dokumentirajte ovo. Izbjegavajte obećanja o izvedbi ili ishodu, jer bi to trebalo navesti samo u ugovoru ili rasporedu projekta, gdje imate pregovaračku sposobnost. Hvala im na njihovom razmatranju i ponudi da budu dostupni ako imaju pitanja ili zahtijevaju pojašnjenje.
